Transacciones POS: 10 cosas que los dueños de pequeños negocios deben saber sobre el procesamiento de pagos

A marzo del 2022 se habían registrado solo en España 2.924.303 pymes. Así que si eres dueño de alguno de estos pequeños negocios que engrosan la cifra, sabrás que el flujo de efectivo es la clave para que tu negocio minorista sobreviva y, además, prospere. Por tal razón, es preciso comprender el procesamiento de pagos, bien sea que se traten de transacciones POS en tu tienda física o sean ventas de comercio electrónico.

Cabe mencionar que el procesamiento de pagos te permite recibir pagos de forma rápida, asequible y segura. Pero, además, puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu flujo de efectivo y hacer que los clientes queden satisfechos.

A continuación, te contaremos los aspectos más útiles que debes saber sobre el procesamiento de pagos.

1. Los clientes emplean diferentes métodos de pago

Es un hecho, los clientes cambian constantemente la forma en que desean pagarte, algunas causas de esto son:

• Muchos clientes ya no llevan efectivo consigo. El consumidor moderno promedio paga sus comprar diarias con tarjetas débito, crédito o billeteras móviles.
• No importa el procesador de pago que elijas tener en tu negocio minorista, lo que debes saber es que te beneficiarás si aceptas diversos métodos de pago que te permitan cumplir las expectativas de tus clientes.
• Las tarjetas de crédito, débito, los pagos ACH, las transferencias bancarias y billeteras digitales tales como Samsung Pay, Apple Pay y Google Pay, son algunos de los métodos de pago que utilizan tus clientes actualmente.

Además, otros métodos de pago que se deben considerar incluyen la opción “comprar ahora”, “pagar más tarde”, “pago contra reembolso” y la facturación para cualquier cliente comercial mayorista.

2. Tienes la opción de elegir quién procesa los pagos de tu negocio

De la misma forma que tienes la posibilidad de ofrecerles a tus clientes diversos métodos de pago, también tienes varias opciones a la hora de elegir un proveedor de procesamiento de pagos. En este sentido, asegúrate de que el proveedor que elijas te ofrezca servicios adaptados a los pequeños negocios, como el tuyo. Bien sea que tengas un restaurante, una cafetería o una tienda en línea, debes asegurarte de que el proveedor que escojas cuente con soluciones basadas en la compresión específica de tu industria.

3. Reevalúa a tu proveedor de pago anualmente

Es pertinente que siempre estés pendiente de que tu procesador de pagos no se quede pequeño para tu negocio. Digamos que si tu objetivo es aumentar las ventas gracias a una mejor configuración de procesamiento de pagos, medir tus números de ventas antes y después de usar el procesador, debes revisar y hacer comparaciones.

Por ejemplo, si comenzaste a usar un procesador en agosto, deberías revisar tus ventas de agosto a octubre. Posteriormente deberías comparar los números con los tres meses anteriores a agosto. De esta forma, podrías hacerte a una mejor idea de qué tan exitosa ha sido la implementación de tu procesador de pagos.

4. No puedes evitar las tarifas de procesamiento de pagos

No vayas a firmar nada sin antes tener claras las tarifas. Sin embargo, te decimos que, por lo general, los costos de procesamiento de pagos van del 1.7% al 3.5% por cada transacción y según el procesador que elijas. Por ejemplo, algunos procesadores cobran un costo fijo mensual, pero cobran menos por cada transacción, mientras que otros por su parte cobran importantes tarifas de devolución de cargo.

¿Qué son las devoluciones de cargo?

Al respecto debes saber que las devoluciones de cargo son una parte menos afortunada a la hora de administrar un negocio. Se conocen como contracargo de tarjeta de crédito o reversión de pago, y es cuando un cliente disputa uno o varios cargos en su tarjeta de crédito, tras realizar una compra en tu negocio.

Entonces, el proceso de devolución de cargo se puede tornar complejo y hasta llegar a ser frustrante por ver a los emisores de tarjetas retener los fondos. Por suerte, trabajar con un procesador de pagos que te permita luchar contra las devoluciones de cargo y te actualice sobre el estado del reclamo puede darte un parte de tranquilidad.

5. Puedes y debes negociar

Bien sea que tengas una empresa nueva o con un bajo volumen de ventas mensuales, deberías considerar un proveedor de tarifa plana. Además, considerar a los posibles procesadores de pago que ofrezcan una tarifa mensual con todo incluido, que tengan una tasa de transacción reducida, si tu caso es que tienes un alto volumen de ventas o requieres servicios especiales.

• Asegúrate de no elegir únicamente el procesador de pagos más económico que encuentras en el mercado.
• Haz un procedimiento de investigación de forma detallada con el fin de hallar el mejor procesador para tu negocio.
• Cuando compras un procesador de pagos, debes buscar un socio comercial que proteja tu activo más importante, es decir, los ingresos.

En este sentido, debemos decirte que para que tengas poder de negociación, debes tener un volumen de ventas considerable en tu negocio para que el proveedor quiera hacer parte de tu negocio, es en este punto en el que puedes comenzar a negociar las tarifas de procesamiento.

Debes saber en este sentido que negociar puede ser más complejo si no tienes un volumen significativo de transacciones. Así lo explicó a un medio de comunicación el director ejecutivo de la agencia de fitness y salud, Chad Price, además, dijo que:

“No he podido negociar mis tarifas de procesamiento de pagos porque elegí un plan de precios que funciona por porcentajes. De esta forma no obtengo una tarifa fija tan estricta, sino que esta cambia según el volumen de las transacciones realizadas”.

6. Proveedores y procesadores de pago no son lo mismo

Otro aspecto que debes tener en cuenta antes de comenzar a negociar con posibles socios de procesamientos de pago es este. Una pasarela de pago y un proveedor son dos cosas muy distintas:

• Pasarela de pago: es un software que te permite aceptar pagos en línea. Las puertas de enlace se encargan de recopilar información confidencial de los clientes y la envían de forma completamente segura a tu proveedor de pagos, quien luego se ocupa de procesar el pago y te envía el dinero.
• Proveedor de pago: es una organización que se encarga de procesar las transacciones con tarjeta para los comerciantes. Por ejemplo, PayPal y Stripe, entre muchos otros.

Adicionalmente, debes tener en cuenta que algunas puertas de enlace y proveedores pueden vincularse con tu software de contabilidad. Y con esto te será más fácil cerrar tus libros al final de cada mes.

7. Con el procesamiento de pagos integrado tienes facilidades en términos de contabilidad

Es probable que escuches que los proveedores de pagos y las empresas de software de contabilidad describan esta conexión como “pagos integrados”.

Cuando se habla de pagos integrados, lo que significa es que tu caja registradora y las ventas de comercio electrónico se ingresarán de forma automática en los libros de contabilidad adecuados en tu software de contabilidad.

Si eres de los que realizas tu propia contabilidad, significa que ya no tendrás que verificar y marcar de forma manual las transacciones de POS que se han pagado.

Así que es pertinente que consideres los pagos integrados si lo que deseas es simplificar tus procesos de contabilidad y teneduría de libros. O si quizás crees que tu negocio pronto comenzará a vender a través de canales de venta adicionales.

Hay que recordar que, los pagos no integrados son cuando tu procesador de pagos no se comunica con tu POS. En este sentido, los datos de la transacción no se registran de forma automática al registrar una venta, y esto solo significa una cosa: debes ingresar la información de forma manual.

Además, como tu procesador no está conectado a tus sistema POS, no tendrás acceso automático a los datos relacionados con los inventarios, informes y otros aspectos relacionados.

En cuanto a las transacciones en línea, los clientes son llevados a tu sitio web o aplicaciones de terceros con el fin de poder completar los pagos.

Finalmente, debes saber sobre esto que los pagos no integrados, por lo general, son menos ideales para los comerciantes. Y esto es así, porque requieren más trabajo manual y acarrean complejidades en la experiencia de pago por parte de los clientes.

8. Existen formas de procesamiento de pagos más seguros que otros

Si consideras la simplicidad, recuerda que también deberías pensar en la seguridad de los pagos, en especial si estás comenzando a vender más de tus productos en línea. Y ten en cuenta que:

Debes asegurarte de utilizar un procesador de pagos que pueda mantener tus datos y los datos de los clientes protegidos y seguros de los piratas informáticos

Cuando los clientes completan los formularios de pago con la información de su tarjeta de crédito, necesitarás la tecnología adecuada y más segura para la verificación de sus identidades. De esta forma, podrás proteger sus datos privados de los estafadores cibernéticos.

Elige socios de pago que cumplan con PCI para así asegurarte de tener una protección lo suficientemente buena.

Al respecto, los dueños de pequeños negocios minoristas afirman que al elegir un proveedor de pago, lo que primero consideran es que pueda detectar y prevenir de forma rápida y eficaz el fraude.

Además, indicaron que es fundamental elegir una empresa que utilice encriptaciones basadas en hardware y encriptaciones basadas en software para todos los sistemas y métodos de almacenamiento de datos. También expresaron que otra de las características clave es que se cumplan las normas PCI (es el estándar de la industria para la seguridad de pagos). De esta forma, pueden tener la seguridad de que la información financiera de los clientes esté protegida en todo momento.

9. Los pagos suelen tardarse solo un poco en llegar a tu cuenta bancaria

Luego de haber elegido simpleza y seguridad, llega la velocidad. Si estás utilizando un sistema POS tradicional, es muy probable que los pagos se procesen de forma más lenta que si estás utilizando, por ejemplo, una plataforma de comercio electrónico.

Lo anterior se debe a que las plataformas de comercio electrónico están diseñadas para manejar grandes volúmenes de pagos de forma rápida y eficiente, además:

• Por lo general, se requieren de dos a tres días hábiles para que los pagos con tarjeta de crédito procesados se depositen en tu cuenta bancaria.
• Si utilizas un sistema POS tradicional, puedes invertir en un lector de tarjetas que sea rápido. También tienes la opción de utilizar una terminal POS móvil que te permita a tus clientes pagar con sus teléfonos inteligentes.
• Cuando tomas medidas para optimizar tu procesamiento de pagos, puedes asegurarte de que tus clientes tengan experiencias positivas y que el efectivo llegue a tu cuenta bancaria lo más rápidos posible.

10. El servicio al cliente es clave para que puedas recibir pagos de forma más rápida

Finalmente, asegúrate de buscar de forma específica un procesador que ocupe un lugar destacado en términos de servicio al cliente. Y en torno a las características que tu consideras prioritarias para tu negocio.

En este sentido, resaltan los comerciantes que tener disponibilidad 24/7 es una gran preocupación para ellos. Por lo cual solo trabajan con proveedores que tienen personal de guardia en todo momento, incluso en días festivos y fines de semana. De esta forma tienen la seguridad de que siempre podrá comunicarse con alguien en cualquier momento, bien sea que se trate de un problema con la cuenta u otro en el que requieran solucionar problemas de forma urgente.