Tipos de sistemas POS: una guía completa para negocios minoristas

Si diriges un negocio minorista, un restaurante o una librería, es esencial contar con un sistema de punto de venta. Esta pieza de tecnología se convierte en el núcleo central para las transacciones diarias, desde el procesamiento de pagos hasta la gestión del inventario, asegurando el funcionamiento eficiente de tus operaciones. Por tal razón, te contaremos a continuación, los diversos tipos de sistemas POS existentes, lo que te permitirá contar con una guía muy completa que te servirá a tomar la mejor decisión para tu negocio.

¿Qué es un sistema de punto de venta?

Un sistema de punto de venta, también conocido como POS, es una combinación de software y hardware que sirve como central para todas las transacciones en una pequeña empresa, ya sea una boutique minorista, un restaurante o incluso, un campo de golf. Y aunque se puede comparar con una caja registradora tecnológicamente avanzada, los sistemas POS modernos van más allá de simplemente calcular totales de compra. Estos ofrecen funciones como procesamiento de transacciones, gestión de inventario, procesamiento de pagos, recopilación de datos comerciales y mucho más.

Tipos de sistemas POS

Es importante que tengas en cuenta que en el mercado actual, existen cuatro tipos principales de sistemas POS utilizados por pequeñas empresas: sistemas POS heredados, basados en tabletas, móviles y basados en la nube. ¿Cuál funciona mejor para ti? Eso lo comprenderás a continuación, gracias a nuestra visión detallada de cada uno de ellos.

1. Sistema POS heredado

¿Qué es?

Un sistema POS heredado, también conocido como POS local o POS tradicional, almacena datos localmente en dispositivos específicos. Este sistema se ejecuta en hardware propietario que solo se puede adquirir a través del proveedor de POS. Aunque ofrece una sólida seguridad de datos, su implementación requiere una capacitación extensa y un proceso de incorporación más lento.

Características clave y beneficios

• Escaneo de códigos de barras y búsqueda de productos: facilita el registro preciso de productos y agiliza el proceso de venta. El escaneo de códigos de barras mejora la eficiencia en la gestión de inventario y minimiza errores en transacciones.
• Llamadas a los clientes: permite a los comerciantes realizar llamadas directas a los clientes, brindando un servicio personalizado. Esto puede ser útil para confirmar pedidos, ofrecer promociones especiales o resolver cualquier problema relacionado con la compra.
• Cálculo de totales, impuestos y descuentos: automatiza y agiliza el proceso de cálculo de totales de compra, impuestos y descuentos. Garantiza precisión en las transacciones financieras y mejora la velocidad del servicio al cliente durante el pago.
• Procesamiento de pagos: ofrece la capacidad de procesar pagos de manera rápida y segura. Los sistemas POS heredados suelen ser compatibles con diversas formas de pago, como efectivo, tarjetas de crédito y débito, proporcionando flexibilidad a los clientes.
• Informes detallados sobre aspectos comerciales clave: proporciona informes exhaustivos sobre diversos aspectos del negocio, como ventas, inventario, tendencias de compras y desempeño del personal. Estos informes son valiosos para la toma de decisiones estratégicas y la optimización de operaciones.
• No requiere conexión a internet: la autonomía de no depender de una conexión a Internet garantiza la continuidad de las operaciones incluso en áreas con acceso limitado a la red. Esto es crucial para evitar interrupciones en la atención al cliente y las transacciones durante situaciones de conectividad intermitente.

En conjunto, estas características clave hacen que los sistemas POS heredados sean robustos y confiables para gestionar eficientemente las operaciones comerciales diarias. Su enfoque en la funcionalidad offline, combinado con capacidades avanzadas de procesamiento de transacciones y generación de informes, los hace adecuados para entornos donde la conectividad puede ser un desafío.

2. Sistema POS basado en tableta

¿Qué es?

Es importante que sepas que, a diferencia de un sistema heredado, un sistema POS basado en tableta se considera moderno y se ejecuta en hardware de tableta, como por ejemplo, iPads. Este se caracteriza por tener una interfaz intuitiva, además porque la capacitación y la incorporación son más sencillas en comparación con el sistema POS heredado. Y es que este sistema generalmente opera en una red basada en la nube, permitiendo cambios en el negocio desde cualquier ubicación.

Características clave y beneficios

• Hardware de tableta intuitivo y fácil de usar: ofrece una interfaz de usuario amigable que es fácil de aprender y utilizar. El hardware de tableta intuitivo agiliza la capacitación del personal y mejora la eficiencia en el punto de venta.
• Opciones de procesamiento de transacciones, escaneo de códigos de barras y búsqueda de productos: proporciona flexibilidad en el procesamiento de transacciones y agiliza las operaciones de venta. El escaneo de códigos de barras y la búsqueda de productos mejoran la velocidad y precisión en el registro de productos.
• Cálculo de totales de compra con impuestos y descuentos: automatiza el cálculo preciso de totales de compra, incluidos impuestos y descuentos. Garantiza transacciones financieras precisas y eficientes.
• Procesamiento de pagos para diversas formas de pago: permite el procesamiento de pagos de manera versátil, incluyendo efectivo, tarjetas de crédito, débito y otros métodos de pago. Brinda a los clientes opciones flexibles para realizar transacciones.
• Recopilación de datos del cliente y notas del comprador: facilita la creación de perfiles de clientes y la recopilación de datos relevantes. Las notas del comprador permiten personalizar la experiencia de compra y ofrecer servicios más personalizados.
• Funciones de gestión de inventario, como alertas de existencias bajas y recuento integrado: mejora la gestión de inventario con funciones avanzadas. Las alertas de existencias bajas ayudan a evitar la falta de productos, y el recuento integrado facilita el seguimiento preciso del inventario.
• Múltiples opciones de cumplimiento y sofisticados informes: proporciona diversas opciones de cumplimiento, como clic y recoger, y envío directo al cliente. Los informes sofisticados ofrecen insights detallados sobre ventas, inventario y desempeño del personal.
• Integración con redes sociales y otras herramientas tecnológicas: facilita la conexión con plataformas de redes sociales y otras herramientas tecnológicas. Mejora la visibilidad de la marca y facilita la implementación de estrategias de marketing digital.

Estas características hacen que los sistemas POS basados en tableta sean una opción moderna y versátil para los comercios minoristas. Desde la simplicidad en el uso hasta la integración con herramientas tecnológicas avanzadas, estos sistemas están diseñados para mejorar la eficiencia y la experiencia general en el punto de venta.

En cuanto a los precios, ten presente que estos incluyen hardware de tableta, una licencia continua de software POS y posiblemente tarifas de atención al cliente.

3. Sistema POS móvil

¿Qué es?

Un sistema POS móvil, también conocido como POS moderno y portátil, marca un paso significativo en la evolución de los sistemas de punto de venta. Este tipo de sistema utiliza hardware móvil, como tabletas o teléfonos inteligentes, para ejecutar el software de punto de venta. La movilidad de este sistema brinda una serie de beneficios, especialmente en entornos minoristas donde la interacción con el cliente es clave.

Características y Beneficios Clave

• Hardware elegante y portátil: los dispositivos móviles, como tabletas y teléfonos inteligentes, sirven como plataformas para este sistema, ofreciendo una solución elegante y fácil de llevar para los empleados.
• Capacidades para romper filas: los sistemas POS móviles son ideales para situaciones en las que se desea evitar filas. Los empleados pueden realizar transacciones en cualquier lugar de la tienda, mejorando la experiencia de compra.
• Pago en cualquier lugar: cada empleado equipado con un sistema móvil puede procesar pagos en cualquier punto de la tienda, eliminando la necesidad de que los clientes se detengan durante su experiencia de compra.
• Lector de tarjetas incorporado: muchos sistemas POS móviles vienen con lectores de tarjetas integrados, facilitando el proceso de pago y ofreciendo comodidad tanto para empleados como para clientes.
• Gestión de Inventario: al igual que otros sistemas modernos, el POS móvil incluye funciones de gestión de inventario, permitiendo a los empleados verificar existencias y hacer recomendaciones personalizadas.
• Variedad de opciones de cumplimiento: desde envío a domicilio hasta la opción de "hacer clic y recoger", este sistema ofrece flexibilidad en las opciones de cumplimiento de compras.
• Integraciones tecnológicas: se integra fácilmente con otras herramientas tecnológicas en uso, facilitando una experiencia fluida y eficiente.
• Generación de informes y análisis: ofrece capacidades avanzadas para la generación de informes y análisis, proporcionando datos valiosos para la toma de decisiones empresariales.

En lo referente a los costos asociados con los sistemas POS móviles son comparables a los de los sistemas basados en tabletas. La principal diferencia radica en los costos de hardware, que dependen del tipo de dispositivo elegido, como iPhones y iPadas. Los dispositivos basados en Android generalmente tienen costos de hardware más bajos.

4. Sistema POS basado en la nube

¿Qué es?

El sistema POS basado en la nube representa otra innovación en la gestión empresarial. En este enfoque, los datos se almacenan en la nube en lugar de en dispositivos locales, permitiendo acceso remoto y flexibilidad en la gestión de datos y operaciones.

Características y beneficios clave

• Acceso remoto a datos comerciales: almacenamiento en la nube permite acceder a los datos desde cualquier lugar, brindando flexibilidad a los propietarios de negocios.
• Gestión remota del negocio: permite realizar cambios y gestionar el negocio desde cualquier ubicación, proporcionando una mayor eficiencia en la toma de decisiones.
• Hardware elegante y familiar: al igual que otros sistemas modernos, utiliza hardware elegante y portátil para una experiencia de usuario cómoda.
• Procesamiento de pagos versátil: ofrece capacidades de procesamiento de pagos para diversos métodos de pago.
• Gestión de inventario: incluye funciones de gestión de inventario para mantener un control preciso de las existencias.
• Opciones de cumplimiento de compras: proporciona varias opciones para el cumplimiento de compras, adaptándose a las necesidades del negocio.
• Integraciones tecnológicas: se integra fácilmente con otras herramientas tecnológicas en uso en la empresa.
• Generación de informes y análisis avanzados: ofrece funciones sofisticadas de generación de informes y análisis para una toma de decisiones informada.

Respecto a los costos asociados con los sistemas POS basados en la nube son similares a otros sistemas modernos. Incluyen el costo del hardware, el software del punto de venta y, en algunos casos, tarifas por servicios de atención al cliente. Las tarifas de procesamiento de pagos también deben considerarse, los proveedores generalmente aplican diferentes tasas por transacción.

Cómo comparar sistemas POS: guía para una elección informada

Es vital que sepas que frente a la diversidad de sistemas POS en el mercado, es clave compararlos de manera inteligente para encontrar la mejor solución para tu negocio. Sí que, antes de explorar opciones, es fundamental comprender las necesidades específicas del negocio.

Preguntas clave a considerar incluyen el presupuesto disponible, las funciones esenciales requeridas, el tipo de punto de pago preferido, la cantidad de ubicaciones y la integración con la tecnología existente.

Escenarios de comparación

1. Negocio minorista en crecimiento

• Sistema Recomendado: POS basado en la nube ejecutado en iPads o computadoras portátiles.
• Razones: Ofrece una solución centralizada y escalable para gestionar operaciones complejas y proporciona visibilidad del rendimiento en varias ubicaciones.

2. Experiencia del cliente destacada

• Sistema Recomendado: POS móvil o basado en tabletas.
• Razones: Facilita la interacción directa con los clientes sin limitaciones de un mostrador, mejorando la experiencia de compra.

En resumen, existen cuatro tipos principales de sistemas POS: heredados, basados en tabletas, móviles y basados en la nube. Los sistemas modernos, especialmente los basados en tabletas, móviles y en la nube, ofrecen eficiencia y asequibilidad superiores en comparación con los sistemas heredados.

La elección del sistema POS adecuado depende de las necesidades específicas del negocio y puede determinar el éxito a largo plazo.