Supera los 5 problemas más comunes con los sistemas POS minoristas para pequeñas empresas

Invertir en un sistema de punto de venta minorista para su pequeña empresa puede ser una decisión crucial. Los sistemas POS son herramientas esenciales en la gestión de un negocio minorista, ya que ayudan a manejar operaciones diarias como la gestión de inventario, el seguimiento de ventas y la administración de empleados, entre otros. Sin embargo, no todos los sistemas POS son iguales, y tomar una decisión equivocada puede resultar en la pérdida de tiempo y dinero valiosos.

A continuación, te guiaremos a través de los cinco problemas más comunes que enfrentan las pequeñas empresas al utilizar sistemas POS y te proporcionaremos soluciones para superarlos. Al comprender estos desafíos y saber qué buscar en un sistema POS, estarás mejor preparado para tomar la decisión adecuada para tu negocio.

Problema 1: la gestión de inventario no es sólida

Uno de los problemas más frecuentes en las pequeñas empresas minoristas es la gestión ineficiente del inventario. Según las estadísticas, las pequeñas tiendas en Estados Unidos tienen un promedio de $48,000 en exceso de existencias, lo que equivale al 22% de su inventario total. Además, una de cada seis tiendas minoristas considera "prácticamente imposible" predecir cuánto inventario necesitarán en los próximos seis meses.

La gestión de inventario es crucial, ya que afecta directamente a tu rentabilidad. Un sistema POS sólido puede ayudarte a solucionar este problema al permitirte:

• Realizar un seguimiento en tiempo real del inventario disponible.
• Gestionar órdenes de compra y relaciones con proveedores.
• Recibir alertas para reponer inventario bajo o agotado.
• Optimizar el proceso de conteo de inventario mediante dispositivos portátiles fáciles de usar.
• Combatir la pérdida de inventario y administrar los permisos de los empleados.

Trabajar con un proveedor que considere todos estos aspectos de la gestión de inventario es esencial para evitar la pérdida de ingresos debido a un inventario inadecuado.

Problema 2: falta de informes detallados

La falta de informes detallados es otro desafío común al utilizar sistemas POS en pequeñas empresas. Algunos propietarios pueden no ser conscientes de que existen informes más allá de los financieros, que son esenciales para comprender el éxito general del negocio. Un sistema POS efectivo debe ser capaz de generar informes de ventas detallados que incluyan datos sobre entradas y salidas por hora, día, semana, mes y año.

Estos informes son fundamentales para:

• Rastrear las tendencias comerciales, incluidas las demandas estacionales.
• Realizar pronósticos de ventas precisos.
• Identificar gastos excesivos en productos y otra información de inventario.

Es importante elegir un proveedor que ofrezca estas capacidades de generación de informes como parte de su paquete, ya que muchos proveedores cobran extra por estas funciones avanzadas.

Problema 3: falta de capacitación y soporte

Implementar un nuevo sistema POS puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los gerentes de pequeñas empresas que ya tienen muchas responsabilidades. En este sentido, es fundamental que tu proveedor de POS ofrezca capacitación y soporte adecuados para ayudarte a configurar y utilizar eficazmente el sistema.

Un gerente de éxito del cliente designado puede ser de gran ayuda, ya que trabajará contigo para coordinar un plan de capacitación en POS para su equipo. Esto incluye cargar el inventario de tu empresa, capacitarte a ti y a tus empleados sobre las diversas funcionalidades del sistema POS y asegurarse de que tenga las herramientas necesarias para implementar el nuevo sistema sin problemas. Al trabajar con un administrador de éxito del cliente, obtendrá:

• Una experiencia de incorporación más efectiva y optimizada.
• Interacciones más personalizadas con un equipo dedicado.
• Una relación de confianza con alguien que está ahí para prepararte para el éxito.
• Un defensor interno que puede ayudar con cualquier problema, eliminando la necesidad de comunicarse con múltiples departamentos.

Problema 4: elegir el punto de venta equivocado

Cada tienda minorista es única y tiene sus propias necesidades y metas. Por lo tanto, elegir el sistema POS adecuado es esencial. Algunas pequeñas empresas pueden desear mantener sus operaciones pequeñas y no necesitar todas las funciones costosas que ofrecen algunos sistemas POS.

Por otro lado, algunas empresas pueden tener planes de expansión y necesitar un sistema POS que pueda escalar con ellas. Además del hardware y el software, es importante considerar los servicios comerciales y los problemas técnicos que podrían surgir con las opciones de POS.

Es esencial asegurarse de que tu sistema POS sea compatible con tus dispositivos preferidos, ya sean dispositivos iOS o Android, y si planea utilizar tabletas, computadoras o ambos. Antes de tomar una decisión, es fundamental considerar estas preguntas para evitar futuros problemas de incompatibilidad.

Problema 5: vulnerabilidad de datos

La seguridad de los datos es una preocupación crítica en la era digital, y los sistemas POS no son una excepción. Estos sistemas transportan datos desde el terminal POS hasta los puntos finales donde se almacenan. Si tu sistema POS no cumple con los estándares de seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), estás poniendo en riesgo la seguridad de los datos de tus clientes y tu negocio en general.

Los ataques de malware y las brechas de seguridad son una amenaza constante, por lo que es imperativo mantener tu sistema POS actualizado y seguro. Para mitigar las filtraciones y pérdidas de datos, puede considerar las siguientes medidas:

• Mantener copias de seguridad activas en todo momento.
• Implementar prácticas de autenticación de múltiples factores, como códigos de seguridad y requisitos de contraseña.
• Establecer controles y permisos de usuario específicos para dispositivos, informes y departamentos.

Antes de comprometerte con un proveedor de POS, es fundamental investigar sus prácticas de seguridad y asegurarse de que cumplen con los estándares de la industria.

10 preguntas cruciales para elegir el punto de venta perfecto para su negocio

En el competitivo mundo del comercio minorista, un POS ya no se limita a ser una simple caja registradora. Los modernos sistemas POS basados en la nube ofrecen una gama de funciones que pueden optimizar prácticamente todos los aspectos de tu negocio, tanto en tiendas físicas como en línea. Por lo tanto, la elección del sistema POS adecuado se ha convertido en una de las decisiones más críticas para el éxito y la longevidad de tu negocio minorista.

Dado que existen muchas opciones en el mercado de proveedores de POS, es esencial investigar y hacer las preguntas correctas antes de tomar una decisión.

Aquí te presentamos 10 preguntas clave que debes hacerte al adquirir un nuevo sistema POS

1. ¿Cuánto cuesta el POS y cuál es la estructura de pago?

Elaborar un presupuesto y considerarlo en tu plan de negocios es una tarea crucial. Subestimar los costos debido a tarifas ocultas y términos confusos puede tener un impacto negativo en tus resultados a largo plazo. Es importante obtener una cotización realista de los costos mensuales o anuales de un sistema POS.

La mayoría de las empresas de POS ofrecen planes de precios escalonados, que varían según el tamaño de tu negocio, el número de ubicaciones, las integraciones, el seguimiento y otras características. Compara detenidamente todas las opciones disponibles en el mercado en función de las necesidades específicas de tu negocio.

Además, deberás elegir entre soluciones locales y basadas en la nube. Las soluciones locales implican la compra de licencias de software y hardware, mientras que las basadas en la nube tienen un costo mensual. La mayoría de las soluciones modernas son basadas en la nube, lo que significa que incluyen actualizaciones de software, soporte al cliente y la garantía de que siempre dispondrá de la última tecnología.

2. ¿Necesito realizar actualizaciones de POS manualmente?

Los sistemas de POS "heredados" suelen requerir actualizaciones de software manuales costosas o, en algunos casos, no ofrecen actualizaciones en absoluto. Sin embargo, los sistemas de POS modernos operan bajo el modelo de Software como Servicio (SaaS), lo que significa que pagarás tarifas mensuales al proveedor y este se encarga de las actualizaciones.

Un sistema POS inteligente, se encargará automáticamente de las actualizaciones de software varias veces al año, programándolas durante las horas en que tu tienda está cerrada. Esto garantiza que tu sistema esté siempre actualizado con las últimas características de seguridad, procesamiento de pagos, informes y más.

3. ¿Qué ofrece el POS para la gestión de inventario?

Un sistema de POS de calidad debe ofrecer una gestión de inventario integrada que te permita realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias de todos sus productos. Deberías poder ingresar información sobre tu inventario a través de una aplicación móvil, el punto de venta o el back office, desde el momento en que recibe productos de sus proveedores.

Por ejemplo, existen sistemas POS que ofrecen un seguimiento perpetuo de inventario que rastrea la ubicación y la cantidad de sus productos en todos los canales de ventas, incluido el comercio electrónico. También proporcionan un sistema de reordenamiento predictivo automatizado para garantizar que nunca se quede sin existencias.

4. ¿Necesito un procesador de tarjetas de crédito antes de comprar un POS?

No es necesario tener un procesador de pagos antes de adquirir un sistema POS. Sin embargo, si ya tienes uno con el que trabajas, debes verificar si ciertos sistemas de POS son compatibles. Algunas soluciones POS pueden ofrecer tarifas de registro y mensuales atractivas, pero luego ocultan tarifas de procesamiento de pagos costosas y rígidas.

5. ¿El POS permite el acceso remoto al back office?

Los sistemas de POS heredados que requieren hardware costoso para almacenar datos internamente son obsoletos. Los sistemas POS modernos suelen basarse en la nube, lo que facilita el acceso remoto a los datos de ventas minoristas.

6. ¿Qué tipos de informes ofrece el POS?

Un sistema POS sólido debe ofrecer capacidades integradas de análisis e informes. Esto incluye herramientas de inventario como el análisis ABC para identificar los productos más exitosos y los que tienen dificultades. Algunos proveedores proporcionan un panel de indicadores clave de rendimiento (KPI) personalizable para que puedas elegir los indicadores que deseas monitorear.

Además, los informes de fin de día ofrecen detalles sobre todas las acciones realizadas por los empleados durante el día, lo que ayuda a identificar irregularidades en la conciliación de efectivo o el uso indebido.

7. ¿Ofrecen soporte técnico para el POS?

El soporte técnico es esencial cuando surgen problemas con su sistema POS. Asegúrate de que el proveedor de POS ofrezca un soporte eficiente que esté incluido en tu suscripción mensual.

8. ¿Puedo conectar mi comercio electrónico al POS?

La integración de tu comercio electrónico con tu sistema POS es crucial en un mundo donde las compras en línea y las recogidas en tienda son cada vez más populares. La sincronización de datos entre tu POS y tu plataforma de comercio electrónico es esencial para mantener un inventario actualizado en tiempo real.

Verifica si, por ejemplo, tu proveedor potencial ofrece soluciones de comercio electrónico personalizadas y una integración sin necesidad de desarrolladores, dado que esto facilita la gestión de ventas en línea y en tiendas físicas.

9. ¿Es escalable el sistema POS?

Los sistemas de POS basados en la nube son altamente escalables y están diseñados para adaptarse a empresas con múltiples ubicaciones. Algunos proveedores de sistemas POS ofrecen gestión de inventario en múltiples ubicaciones y descuentos promocionales que se pueden configurar para tiendas específicas o aplicarse a todas las ubicaciones.

10. ¿Qué integraciones ofrecen para CRM y fidelización?

La integración con otras aplicaciones es esencial para mejorar la gestión de tu negocio. Asegúrate de que tu sistema POS pueda integrarse fácilmente con herramientas de gestión de relaciones con los clientes, programas de fidelización, programación de empleados y contabilidad.

Es importante que tengas en cuenta que es esencial investigar a fondo y elegir un proveedor que ofrezca soluciones sólidas para tu negocio. Un sistema POS efectivo y bien gestionado puede marcar la diferencia en la eficiencia operativa y el éxito general de tu negocio minorista. No tomes decisiones apresuradas; en su lugar, invierte tiempo en seleccionar el sistema POS adecuado que se adapte a las necesidades únicas de tu empresa.