Señales que te indican que ya es hora de cambiar tu sistema POS

En realidad, una de las mejores cosas que puedes hacer por tu negocio minorista es dotarlo de las herramientas adecuadas para que pueda crecer y prosperar. Esto es aún más cierto al tratarse del sistema POS, pues este es clave en el desarrollo de la gran mayoría de operaciones, por lo que tener uno que no sea tan bueno podría llegar a perjudicar seriamente a tu tienda.

Si tu punto de venta está teniendo ciertas dificultades para estar al día con tus requerimientos diarios. Entonces debes intuir que ha llegado el momento de iniciar una nueva búsqueda. Y es justamente de esto de lo que te queremos hablar en el artículo de hoy, la idea es que puedas identificar las señales más reveladoras de que es hora de que cambies tu sistema POS.

Pero antes de adentrarnos en este tema, queremos hacer una distinción entre los sistemas heredados y los basados en la nube.

Diferencias entre los sistemas POS heredados y en la nube

Debes saber que, por lo general, los sistemas POS heredados suelen tener mayor antigüedad –más de cinco años–, además, estos se instalan de forma local. Lo que quiere decir que no permite acceder a datos cuando estés lejos de la ubicación física de la tienda, dado que los servidores solo se pueden iniciar en la red local de tu tienda minorista.

Además, suelen ser grandes y voluminosos, y tanto el hardware como el software llegan a ser costosos de mantener. Por otra parte, al ser más antiguos y complejos de configurar, este tipo de sistema requiere un poco más de soporte técnico en el sitio en términos de mantenimiento y las diversas actualizaciones. Lo que se traduce en más inversión de dinero y de tiempo.

En cuanto a los sistemas POS en la nube, debes saber que como su nombre lo indica almacenan sus datos “en la nube”, es decir, no en los servidores locales. ¿Qué quiere decir esto? que la gran ventaja es que puedes chequear el rendimiento de tu negocio minorista desde cualquier lugar en el que te encuentres y lo único que necesitas es de una conexión a internet.

De forma adicional, su actualización es bastante fácil de llevar a cabo, dado que lo único que tienes que hacer es seguir al pie de la letra algunas indicaciones y eso es todo. Incluso, muchas de las actualizaciones se pueden enviar de forma automática, por lo que no tienes que hacer casi nada para tener el último software.

Lo anterior nos permite decirte que, si tu caso es que ya es hora de cambiar tu sistema POS, uno basado en la nube puede ser una opción interesante dado que tiene pocas limitaciones.

¿Cómo saber si ya es hora de cambiar el sistema POS de tu negocio minorista?

Existe una línea muy delgada entre que tu sistema posea ciertas particularidades y que te haga complicado el crecimiento de tu negocio. Así que, si no estás muy seguro del lugar en el que te encuentras en estos momentos, presta mucha atención a la lista de señales que te permitirán determinar si necesitas hacer el cambio de POS cuanto antes.

1. ¿Tu sistema es muy difícil de usar?

Es un hecho, todos los sistemas POS varían en cuanto a su complejidad. Y si bien es bueno tener uno que te permita ejecutar tareas complejas, lo que es cierto es que, si es muy difícil de manejar o requieres de mucho tiempo para ejecutar las transacciones, sacar informes u otras funciones que tienes que realizar en tu día a día, entonces esta podría no ser la mejor opción para ti.

Debes tener en cuenta que tu personal debe saber usar el sistema en un tiempo muy razonable, además, deben aprender a explicar de una forma muy fácil la mejor forma de usar el sistema a otros. Hallar un proveedor que te proporcione capacitación u otros recursos, es un paso inicial con el que podrías comenzar con tu búsqueda.

2. ¿Tu sistema actual no te permite crecer?

Si estás buscando agregar más registros o abrir más ubicaciones, tu sistema POS no tendría por qué interponerse en tu camino. Por ejemplo, si no te deja transferir el inventario entre ubicaciones o configurar más terminales en tu tienda, entonces tu sistema actual no es el idóneo para ti.

Es pertinente que tengas algo muy claro: tu sistema POS debe crecer junto a tu negocio y respaldar tu expansión.

3. ¿En vez de ayudar, tu POS está perjudicando tu servicio?

Cuando tienes un sistema POS poco fiable, las consecuencias graves para tu negocio están a la vuelta de la esquina. Porque se pueden ver perjudicadas tus ventas y dañar la reputación de tu negocio.

Si estás evidenciando que tu sistema está interfiriendo en el curso normal de tus operaciones con mucha frecuencia, tanta como para convertirse en un impedimento, entonces debes saber que ya es hora de cambiar de sistema. Ten como prioridad que la nueva plataforma que elijas te ofrezca servicio al cliente las 24 horas del día, los siete días de la semana. Esto es un gran respaldo, porque nunca faltan los imprevistos que debas solucionar de forma urgente.

4. ¿Tu sistema actual es poco o nada flexible?

Si el sistema POS que tienes ahora mismo no te da la posibilidad de integrarse correctamente con las otras herramientas que utilizas en tu negocio, lo que sucede es que todas tus operaciones se ralentizan de forma significativa.

Si la flexibilidad es una de las características clave para el funcionamiento de tu negocio, entonces te recomendamos que tengas en cuenta elegir un sistema POS que cura tus necesidades puntuales y que te permita agregar otras funciones o integraciones cuando tú lo requieras.

5. ¿Es muy costoso para lo que te ofrece?

Todas las plataformas tienen diversos precios, según las características que te ofrecen, eso es claro. Pero si has notado que tu sistema POS es un gasto alto del cual te beneficias poco o casi nada, la buena noticia es que en el mercado hay un POS adecuado para ti.

Solo debes determinar cuánto estás dispuesto a invertir mensual o anualmente, de esta forma comparas y te referencias hasta hallar uno que esté dentro de tus posibilidades. Analiza si quizás una suscripción anual es más ventajosa que una mensual.

Ten en cuenta que elegir un sistema gratuito, podría no ser tan beneficioso para ti, porque cuentan con algunas limitaciones que te impedirán llevar tus operaciones adecuadamente. Si quieres elegir uno de estas características, podría ser, por ejemplo, a modo de periodo de prueba, pero después deberías elegir uno sin restricciones.

6. ¿Tu POS no te permite obtener datos e información clave para la toma de decisiones?

No puedes darte el lujo de desconocer tu mercado, pues esto es simplemente un camino directo al desastre. No puedes tampoco, tener datos limitados y confiar simplemente en que las ventas disminuyeron, pero no datos al respecto como las fechas en las que esto sucedió o los productos específicos y las ubicaciones del hecho en cuestión. Esto te impide tomar acciones para atacar el problema de raíz.

Si tu POS no te da los datos que necesitas de forma detallada, entonces debes buscar una plataforma que te entregue todo lo que necesitas, hay un sistema POS esperando por ti.

7. ¿Tu POS no te permite comercializar a los clientes de manera efectiva?

Cada día, los compradores interactúan de muchas formas con tu sistema POS y tu plataforma de comercio electrónico. Así que, es muy probable que este esté recopilando la información de contacto, el historial de compras y quizás, algunas características de los perfiles de los clientes con los cuales puedes implementar campañas de marketing y programas de fidelización.

¿Puede tu sistema actual hacer algo de esto que te estamos mencionando? O ¿estás estancado porque no tienes un sistema para que te aporte los datos necesarios para implementar estrategias de marketing para tu negocio?

En este sentido, tu POS debería poder ofrecerte en términos de un marketing efectivo:

• Un programa de fidelización integrado.
• Que puedas conectarlo a herramientas de marketing, bien sea por correo electrónico o SMS.
• Que puedas habilitar la segmentación de clientes.
• Que te permita potenciar tus esfuerzos de marketing en redes sociales.

Si notas que tu POS actual no puede ofrecerte como mínimo esto que te acabamos de mencionar, entonces es una señal clara de que es hora de cambiar a un nuevo POS.

¿Qué debes tener en cuenta para cambiar tu sistema punto de venta?

Cuando hayas tomado la decisión de cambiar tu sistema POS, lo único que te queda por hacer es seguir una lista general de pasos a seguir para que puedas implementar de forma correcta tu nuevo sistema.

1. Determina tus necesidades e investiga

Solo tu conoces las necesidades de tu negocio, pero puede que necesites gestionar tu inventario de forma más profunda, es decir, que requieras clasificar y organizar inventarios complejos. O quizás, tus no puedas transferir los datos del inventario, los empleados o los clientes entre ellos de una forma muy fácil.

Tal vez estés evidenciando que tu sistema no es lo suficientemente rápido como para ofrecerte una experiencia óptima en la tienda. Sea la razón que sea que te impulse a hacer el cambio debes tenerlas claras a las hora de elegir el proveedor para que cumpla con tus expectativas.

2. Evalúa el tipo de atención al cliente que te ofrece el posible proveedor

Es importante que cuando te pongas en contacto con el área de soporte, halles soluciones sin importar la hora y por el canal que sea más cómodo para ti.

Es sabido que cuando se tiene prisa, una de las mejores forma de recibir soporte técnico suele ser por medio del chat, pues te permite hacer múltiples tareas. Pero si tienes una pregunta de la cual no requieres una respuesta inmediata, entonces el correo electrónico podría ser una mejor elección. Así que, es importante que puedas elegir un proveedor de POS que te ofrezca flexibilidad en cuanto a las comunicaciones.

Además, es posible que necesites un centro de ayuda integral, acceso a vídeos de demostración y guías de ayuda, tenlo en cuenta a la hora de tomar la decisión.

3. ¿Necesitas un nuevo procesador de pagos?

Debes saber que no todos los procesadores de pago encajan con todos los sistemas. Así que, asegúrate de conocer si tu procesador actual va a funcionar con el nuevo POS. Si necesitas cambiarlo, te recomendamos que elijas un procesador integrado, de esta forma reduces errores y facilitas su uso.

4. ¿Necesitas un nuevo hardware?

De la misma forma que los procesadores de pago, debes tener en cuenta que no todas las piezas del hardware van a ser compatibles con el nuevo software. Es importante que verifiques que tu nueva configuración funcione y ver si requieres hacer alguna actualización antes de instalar tu nuevo POS.

5. Pide capacitación y demostraciones

Capacítate antes de adquirir un nuevo software, practica tú mismo navegando por el sistema para ver si te sientes cómodo mientras navegas por este. Haz lo mismo con alguno de tus empleados para ver si le resulta fácil utilizarlo.

6. Instala tu nuevo sistema POS

Con todo lo anterior al día, entonces puedes proceder a instalar tu nuevo POS. Con uno basado en la nube, solo tienes que iniciar sesión en un sitio web o simplemente descargar una aplicación de tu proveedor.

7. Importa el inventario actual

Antes de comenzar a utilizar tu nuevo POS, debes asegurarte de realizar un recuento de inventario en tu antiguo sistema. De esta forma puedes exportarlo desde tu antiguo sistema e importarlo al nuevo.

Esperamos que este artículo te haya aclarado las dudas sobre si es el momento o no de cambiar de sistema POS. Recuerda que estos te ofrecen funciones que van más allá del registro de las ventas, y que puedes aprovechar que estas están especialmente diseñadas para ayudarte a alcanzar el éxito con tu negocio minorista.