Sácale provecho al POS de tu tienda minorista para tomar las mejores decisiones

Tener todas las herramientas a la mano te permitirá tener el control de todo lo que pueda suceder en el día a día de tu negocio, incluso sin que tengas que estar presente en el punto de venta. Es por esto por lo que en este artículo queremos hablarte sobre algunas funciones que puedes aprovechar para así tomar las mejores decisiones.

Recuerda que un POS es un sistema para puntos de venta que te ayuda a integrar un conjunto de herramientas de hardware y software. Esto, te dará la posibilidad de facturar tus ventas, facilitar y llevar el control de caja, hacer un registro de tus proveedores, gestionar las compras, las cuentas por cobrar y por pagar, conocer tus costos y gastos fijos y profundizar en el manejo de tus inventarios, siendo este último un tema en el que profundizaremos más adelante.

Asimismo, deberás saber que toda la información que recojas gracias al POS te permitirá obtener valorizados, utilidades periódicas y diarias. Además, hábitos de compra e informes remotos. Es por esto por lo que una de las ventajas principales del POS es que podrás conocer en tiempo real tus ventas, el margen de utilidad por cada producto en línea, y, adicionalmente, tener tu inventario actualizado con el fin de que puedas minimizar el riesgo de pérdidas y de robos.

Por otra parte, si haces parte de los establecimientos que venden a granel, también es muy beneficioso puesto que, con la ayuda de una báscula, manejar el inventario será algo muy fácil de ejecutar. En definitiva, el manejo de lectores de códigos de barras permite que el registro y verificación de inventario sea más fácil y verídico.

Sácale el jugo a tu sistema POS: informes de inventario, ¿qué son y cómo usarlos?

En el comercio minorista, tener a la mano los informes de inventario y ventas es algo muy beneficioso, pues estos contienen una gran cantidad de información. Sin embargo, son numerosas las empresas pequeñas que no rastrean sus inventarios y prefieren usar un método manual para hacerlo.

Lo anterior hace que los dueños de negocios minoristas sean propensos a tener informes imprecisos. Y, aunque creas que eso pueda ser algo insignificante, cuando tienes que usar los datos para tomar decisiones comerciales que son muy importantes, entonces ahí te estarás enfrentando a dos caminos: uno de arenas movedizas –realmente peligroso para el éxito de tu negocio– y el del triunfo y la supervivencia de este a largo plazo.

Así que toma atenta nota, porque a continuación, te contaremos qué es un informe de inventario y cómo crearlo para tu tienda minorista:

Un informe de inventario es, básicamente, un resumen de las existencias de un minorista. Este te entrega detalladamente datos sobre el stock, los productos que se venden más rápido, los rendimientos de las categorías e información adicional sobre el estado y el rendimiento de tu inventario. Lo que debes saber es que existen diversos tipos de informes de inventarios que puedes usar según tus necesidades específicas.

¿Por qué es importante generar un informe de inventario?

Definitivamente, los informes de inventario son realmente valiosos porque te permiten monitorear el activo más grande y costoso de tu negocio minorista. Así que si algo debes aprender es que las empresas minoristas de cualquier tipo dependen completamente del inventario para poder generar ingresos y ganancias. Sin este, no tendrás absolutamente nada qué vender.

Es por lo anterior que debes saber que, el valor de los informes de inventario se reduce a la información que estos te brindan sobre tu negocio. Los más detallados te entregarán datos, métricas y te entregan panoramas generales y súper enfocados de lo que sucede en tu tienda.

Asimismo, tenemos que decirte que los informes de inventario te entregan datos que no necesariamente tienen que ser de grandes magnitudes para que los puedas considerar valiosos, porque sucede que, por ejemplo, los datos direccionales resultan en muchas ocasiones, más informativos que ningún otro dato que puedas tener.

Al respecto, queremos ilustrarte con un ejemplo de información que se basa en datos en acción:

Monitorear la reducción del inventario a lo largo de los meses, puede darte grandes oportunidades para que tu equipo de comercialización pueda evitar robos. Pero también, para que tu equipo de operaciones pueda detectar errores de integridad de SKU y de robo interno. Realmente, gracias a, por ejemplo, un solo informe de inventario podrás conocer acciones en varios departamentos.

Aprende a crear un informe de inventario

Es de vital importancia que lo primero que hagas sea preguntarte qué es lo que quieres obtener con el informe de inventario. Puedes escribir los indicadores clave de rendimiento (KPI´s) que tu negocio seguirá, porque si algo es cierto es que, con tantas métricas por considerar, hacer esto que te acabamos de recomendar te permitirá mantener tu proceso de informes bien enfocado y ejecutable.

Y aquí es donde viene nuestra segunda recomendación, ten en cuenta las herramientas tecnológicas que utilizas para operar tu negocio. Lo que requieres es un software de administración de inventario que sea confiable y que te permita acelerar todos tus procesos, evitar los tan comunes errores humanos y poder sincronizar datos entre herramientas diferentes, porque en muchas ocasiones los problemas de distorsión de inventario se deben precisamente a un sistema que no se integra como debe ser.

Y aunque tengas la posibilidad de usar las tradicionales hojas de cálculo de Excel y los informes manuales, también podrá ser el momento adecuado para que uses un sistema POS que te entregue los informes de inventario de forma rápida y precisa.

Ten presente que los minoristas que tienen un sistema POS, tienen la posibilidad de generar informes de forma más fácil que aquellos que no hacen seguimiento de las ventas y el inventario a nivel de SKU.

Ahora sí, con todo lo anterior claro y tu sistema POS indicado es momento de sacarle provecho y comenzar a ejecutar los datos:

1.Construye una lista de tus artículos

Puedes hacerlo simplemente exportándola desde tu POS. Trata de incluir información básica como la cantidad de unidades que tienes disponibles, dónde se encuentran y las variantes que tienen. Además, resulta fundamental tener los números de serie y SKU, el precio e información adicional básica.

En definitiva, la información que incluyas va a depender de las preguntas que requieras responder.

2. Establece el periodo de tiempo

Es muy importante que puedas obtener todas las métricas del mismo periodo de tiempo. En caso contrario, puedes enfrentarte a discrepancias y datos que no coinciden. Te recomendamos que, por ejemplo, mires un año y si estás comparando periodos, te asegures de que comparas peras con peras. Mejor dicho, si ves cifras de ventas de julio en comparación con las de diciembre, entonces será muy probable que notes una gran diferencia por causa de las compras navideñas.

3. Ejecuta tus informes

Con lo anterior claro, ahora es momento de que elijas qué informes son los que ejecutarás. Quizás sea buen idea comenzar con informes autogenerados. Por ejemplo, los paneles de tu sistema POS son un buen sitio para comenzar con tu análisis.

Sin embargo, debes tener en cuenta que sin un sistema de informes empresariales o si, incluso no tienes buenas prácticas a la hora de registrar tu inventario a lo largo del tiempo, entonces será muy factible que tengas un panorama impreciso al final del periodo.

¿Con qué frecuencia deberías generar tus informes de inventario?

Quizás no exista una norma inamovible para esto. Lo único que tenemos que decirte es que la frecuencia de informes de inventario tendrás que convertirla en un hábito regular, deberás hacerlo antes y después de un periodo de actividad conocido.

Semanal y mensual

Puedes aprovechar tu POS para obtener informes de inventario. Exporta datos semanales y mensuales, todo dependerá de qué datos sean y quién los esté usando.

Los informes mensuales y semanales pueden ayudar a diferentes equipos dentro de tu negocio. Es decir, que, por ejemplo, el equipo de comercialización y el de marketing se benefician directamente de los informes de tipo semanal, esto les permitirá comparar cómo el lanzamiento o la colocación de nuevos productos afectan las ventas de los productos ya existentes dentro de tu tienda minorista.

Después de temporadas de alta actividad

Es muy importante que puedas analizar las métricas al finalizar las temporadas altas en ventas. Lo que puedes hacer es generar informes de inventario luego de cada periodo importante, lo que incluye generar y analizar informes al final de cada semana, mes, trimestre, semestre e incluso año.

Asimismo, los informes deberán ejecutarse luego de otros eventos importantes, por ejemplo, la temporada navideña. Y es que, sus tendencias de ventas son valiosas, pero también lo es el crecimiento de un periodo comparado con otro. Te convendría mucho, por ejemplo, comparar la temporada de vacaciones de 2021 frente a la de 2022.

Basándote en tus operaciones comerciales

Observa tus operaciones comerciales, te lo explicamos: cada cuánto ordenas tus artículos ¿diariamente, mensualmente o no lo sabes? Debes saber que los informes de inventario cuentan con información valiosa para informar las compras.

Y es que, dada la velocidad en la que cambian los comercios minoristas, mantenerte actualizado sobre el estado de tu inventario es fundamental para que puedas administrar la satisfacción de los clientes y la rentabilidad de tu negocio.

¿Qué tipos de informes de inventario puedes crear?

Tal y como te lo mencionamos líneas atrás, existen varios tipos de inventario que puedes extraer de tu POS. Cada uno de ellos posee un propósito, un público objetivo e ideas, pero no debes olvidar que tienes que vincular los datos. En este sentido, cabe señalar que no se pueden administrar datos en el vacío de otras métricas de comercialización clave. Y es por esto por lo que no podrá manejarlo únicamente el equipo de planificación de inventarios.

Y si te preguntas entonces por dónde deberías comenzar, como ya te lo dijimos hace poco la mejor opción es por los informes generados de forma automática, luego puedes proceder así:

1.Inventario disponible

Los informes de inventario disponibles te permiten saber cuántas unidades de producto tienes en tu tienda, junto con el valor actual de las existencias. En esencia esta es una medida para saber cuánto capital tienes en tu inventario, lo que te permite reordenar, pronosticar, presupuestar y, finalmente, planificar en términos financieros.

2. Bajas existencias

Los datos demuestran que los minoristas pierden alrededor de 1,75 billones de dólares anuales debido a la falta de existencias o el exceso de estas, sumado a las devoluciones. Entonces, con los informes de inventario de existencias podrás saber qué artículos se están agotando.

Además, podrás conocer el costo de la falta de existencias, pero también sabrás si tienes desabastecimientos frecuentes. Todo esto te permitirá estar al día con los artículos que tienen existencias bajas y ser rápido para volver a tener todo al día.

3.Informe de rendimiento de los productos

Este tipo de informe te indica cuáles son los productos más populares y rentables, puedes mirar, por ejemplo, la brecha entre las compras y si pasó mucho o poco tiempo entre la primera y la última fecha en la que vendiste uno o varios productos. Además, probablemente querrás saber por qué motivo es que no vendes rápidamente.

Al respecto, puedes utilizar los informes de inventario de antigüedad y velocidad de ventas.

4. Reducir

Los informes de reducción te permiten controlar las tasas a lo largo de un periodo de tiempo. Y también determinar con este si existe algún problema mayor que deberías abordar con mayor prontitud.

5. Reposición de inventario

Con el informe de reabastecimiento de inventario podrás ver la información referente al inventario de cierre, artículos vendidos por día y el costo promedio. De esta forma podrás tener una idea de qué tan rápido se comercializan algunos productos y así, podrás tomar la decisión de ordenar existencias según tu necesidad.

6. Comparaciones

Esto es algo que puedes hacer con el tiempo, tendrás la posibilidad de establecer puntos de referencia en los datos. De este modo podrás monitorear si estás cumpliendo con esos estándares.