Qué son los números SKU y cómo el sistema POS es clave en su creación

Aunque existen alternativas, como, por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel para definir y documentar una nomenclatura de SKU, la gran mayoría de los sistemas POS tienen integraciones disponibles para ayudarte a ti como comerciante a crear tu propia nomenclatura de SKU a los productos que quieras.

Cabe resaltar que hacerlo de forma manual es un proceso que requiere de cuidado, pues es susceptible a los errores humanos y puede hacer que el seguimiento del inventario sea inexacto.

¿Qué es un número SKU?

Todas o al menos la gran mayoría de tiendas minoristas cuentan con una etiqueta en cada uno de sus productos. Allí hay un número de mantenimiento de existencias al que comúnmente se le conoce con el nombre de SKU.

Así pues, un número SKU es un código alfanumérico que permite que los comerciantes puedan hacer un seguimiento del inventario y, por lo general, este se ubica en la etiqueta de los productos.

Para ti, que eres dueño de un negocio que cuenta con inventarios físicos, los número SKU son clave a la hora de gestionar los inventarios y maximizar las ventas.

En palabras más concretas, los SKU son códigos alfanuméricos únicos que los dueños de los negocios minoristas les asignan a sus productos para que, de esta forma, la gestión de sus inventarios pueda realizarse de una forma mucho más eficiente.

En general, los números SKU poseen entre ocho y 12 caracteres y cada uno de dichos caracteres corresponde a una característica única del producto que representa, por ejemplo, el tipo de artículo, el estilo, la marca o el departamento al cual pertenece.

Pero, además, los SKU también son códigos únicos de negocio a negocio. Es decir, son exclusivos de tu negocio y la información que estos contienen debe reflejar exactamente lo que los clientes y proveedores preguntan con frecuencia sobre la mercancía que transporta. En este sentido, vale le pena aclarar que diferentes empresas usan números SKU con el fin de rastrear diferentes cosas, dependiendo del tipo de productos que venden.

Para ilustrarte mucho mejor, te hablaremos sobre una tienda de ropa. Esta podría crear números SKU de ocho dígitos en los cuales los primeros dos dígitos representan la categoría del producto, por ejemplo, camiseta o suéter, etc. los dos siguientes dígitos representan el estilo, es decir, si es regular, talla grande o ajustada. Mientras que los dos siguientes representan el color AZ para azul y NG para negro, los finales son el recuento de las existencias para dicho artículo.

¿Cómo debes utilizar los números SKU?

Vale la pena resaltar que los dueños de negocios minoristas que hacen uso de números SKU para hacer un seguimiento efectivos de sus inventarios y de las ventas, también tienen la posibilidad de usarlos para pronosticarlas y prever las demandas futuras. Además, son ideales para personalizar qué productos ser recomiendan a los clientes en la tienda y en línea.

Además, son importantes para:

1. Hacer un seguimiento preciso al inventario

Hay que tener en cuenta que los SKU se usan para hacer un rastreo de las características de un producto. Pero, además, se pueden usar para rastrear el inventario en general. En este sentido, debemos decirte que, por ejemplo, un comerciante puede usar números SKU con el fin de rastrear la disponibilidad de un producto específico, además de los niveles de existencias en múltiples tiendas minoristas.

Cuando se tienen los niveles de inventario actualizados, los comerciantes tienen la posibilidad de ordenar más de un producto, mucho antes de que se quede sin existencias.

2. Previsión de ventas

Cuando se hace un seguimiento preciso de los niveles de inventario, los números SKU ayudan a los comerciantes en el pronóstico de las ventas. Además, estos tienen la posibilidad de anticiparse y conocer qué productos necesitan almacenar con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

Lo único que debes tener presente es que no vayas a cometer el error de llevar de forma exclusiva los artículos más vendidos. Y aunque pueden moverse más lentamente que otros inventarios, es muy probable que los clientes aún quieran adquirir esos productos, por lo que si dejas de venderlos por completo, es posible que puedas perderlos como clientes.

3. Aprovecha los productos que tienen alta rentabilidad

Debes saber que una nomenclatura de SKU adecuada puede ayudarte a comprender cuáles son aquellos artículos con más y menos popularidad en tu negocio.

Cuando sabes qué tipo de productos con los más populares en ciertas temporadas del año, tienes la posibilidad de diseñar exhibidores de productos, escaparates y sitios web atractivos, de esta forma puedes rotar dichos productos con mayor rapidez.

4. Recomendar productos relevantes

Gracias al seguimiento de productos mediante los números SKU que, como ya sabes representas las características de un producto, tú como comerciante, estarás equipando a tus representantes de ventas con una valiosa herramienta: la información.

Entonces, si el producto que quiere un cliente está agotado, los asociados de ventas están en la capacidad de explorar otros productos para ofrecer como alternativa, que cuenten con características similares en función de los números SKU. Seguramente, esos artículos también pueden ser del agrado de los clientes.

De igual forma, la misma táctica puede aplicarse en línea. Por ejemplo, cuando se hacen compras a través de un sitio web, aparece la opción “otros productos que también te pueden interesar”. Esto puede suceder porque quizás los productos destacados y el producto que estaba viendo el cliente compartían características similares en la nomenclatura SKU del comerciante.

5. Incrementar la satisfacción de los clientes

Teniendo en cuenta que los números SKU permiten que tú, como comerciante, te anticipes a los productos que necesitas volver a pedir –y cuándo volver a pedirlos, es muy probable que tengas en stock los productos que un cliente desea.

Cuando minimizas la cantidad de artículos agotados, puedes establecerte como una fuente confiable con la que los clientes pueden contar a la hora de adquirir los productos que necesitan. 

¿Cómo debes definir y crear una nomenclatura SKU?

Ya debes saberlo: la nomenclatura SKU se refiere a los códigos alfanuméricos con los que defines, categorizas e identificas la información que se almacena en cada SKU.

Es pertinente que te asegures de que cada SKU refleje las características más relevantes del producto, es decir, el color, el fabricante, el género, el tipo, tamaño y modelo, entre otras. Y, por lo general, dicha información debes ser ordenada de mayor a menor importancia.

Así que, a continuación te damos algunas pautas para que crees tu nomenclatura de SKU:

1. ¿Cuánto stock tienes?

Si vendes pocos artículos y no tienes planes de expandir tu oferta, entonces tienes la posibilidad de optar por el rastreo con características básicas como, por ejemplo, el género. Pero si posees un inventario diverso para varios tipos de clientes, es muy probable que te beneficies bastante con el seguimiento por medio de detalles adicionales, un ejemplo de ello podría ser el tipo de producto, el género y la talla.

2. Cada SKU deberá ser único

Si los SKU son iguales entre productos que compartes características similares o iguales, hacer un seguimiento preciso del inventario será todo un reto. Entonces, para que los números SKU cumplan un propósito específico, cada código de cada producto, necesariamente deberá ser único.

Estos son algunos aspectos por recordar a la hora de establecer una nomenclatura de SKU:

• Debe tener entre ocho y 12 caracteres
• Evita usar el número cero
• Cada letra y número debe tener un significado.

Ahora bien, si los productos que ofreces son mucho más complejos y quieres que cada SKU tenga más categorías, entonces podrías considerar el agregar cualquier de las siguientes nomenclaturas de SKU:

• Proveedor
• Departamento
• Ubicación de la tienda
• Tamaño
• Color
• Tipo de artículo
• Categoría

4. Crea tu nomenclatura de SKU con la ayuda de tu sistema de inventario en el POS

Como bien te lo expresamos al inicio de este artículo, la gran mayoría de los sistemas POS cuentan con integraciones que te ayudan a crear nomenclaturas de SKU y, de esta forma, generar los números SKU.

La idea es que puedas sacarle el mayor provecho a tu sistema de punto de venta minorista y, por ende, dejes de usar hojas de cálculo de Excel para tal fin. Porque hacerlo de forma manual podría acarrearte el cometer errores humanos, lo que conlleva a problemas en tus inventarios y otros aspectos adicionales.

Número SKU y código UPC: diferencias

Tanto los números SKU como los UOC pueden encontrarse en las etiquetas de los precios de un producto y, realmente, se ven muy similares –pero no lo son–. A continuación te contamos algunas de sus diferencias:

SKU (Unidad de mantenimiento de existencias)

• Es único para cada comerciante
• Posee entre ocho y 12 caracteres
• Te permite identificar las características del producto
• Alfanumérico
• Tú mismo determinas el número SKU
• Está acompañado por un código de barras.

UPC (Código de producto universal)

• Es universal para todos los comerciantes
• Siempre debe tener 12 caracteres
• Es el que identifica al fabricante y al artículo
• Es numérico
• Son emitidos por la Organización Global de Estándares (GSO)

Digamos que, si por ejemplo, tu negocio es nuevo y necesitas códigos de barras para tu mercancía, entonces debes comenzar por visitar la guía de inicio de la GSO a través de la cual puedes crear códigos de barras y UPC.

En definitiva, los números SKU y los códigos UPC no debes ser iguales. Porque los primeros sirven para identificar las características del producto, mientras que el segundo es el que identifica al fabricante, el artículo y el dígito de control.

SKU y número de serie

Por otra parte, los números de serie son códigos únicos que se le asigna a cada unidad específica de un producto. Vale destacar que los números de serie se emplean en mayor medida para identificar productos electrónicos, por ejemplo, si revisar tu ordenador vas a ver que este cuenta con un número de serie que es único.

Y a diferencia de los SKU, que sirven para fines de mantenimiento de existencias, los números de serie se usan con el objetivo de rastrear la garantía y la propiedad del producto.

Algunas de las mejores prácticas a la hora de usar un SKU

Bien sea que estés nuevo en términos de administración de SKU o que ya tengas sistemas existentes, a continuación te damos algunos de los mejores consejos que te permitirán hacer un mejor uso de estos números alfanuméricos:

1. Pon atención a la jerarquía de existencias

Crea un formato de SKU que tenga sentido para tu negocio minorista. Con frecuencia, los primeros 2 o 3 caracteres del número son los que debes representar la categoría del artículo de nivel superior, seguida de los detalles específicos del artículo.

2. Evita a toda costa usar el cero al comienzo de tus números SKU

Esto es importante porque algunos programas de mantenimiento de existencias pueden llegar a interpretar el código como si tuviera una cantidad cero. Algo que podría ser desastroso a la hora de hacer tus esfuerzos en seguimiento del inventario.

3. Trata de no usar letras que parezcan dígitos o al contrario

La idea es que no te confundas, por lo tanto, no uses caracteres alfanuméricos que se presten para malas interpretaciones. Es el caso de la “O” mayúscula que suele confundirse con el cero y la “l” minúscula que puede parecer como un número uno.

4. Omite caracteres especiales y de puntuación

Cabe mencionarte que algunas impresoras de códigos de barras pueden generar problemas de puntuación en los caracteres, como los puntos y los guiones, así que mejor evítalos. Finalmente, vas a querer estar seguro de que tus SKU sean claros y legibles a la hora de imprimirlos.

En conclusión, para administrar el inventario es vital que hagas uso de las funciones que puede ofrecerte tu sistema POS, y si te apoyas de los números SKU que dicho sistema también te puede ayudar a crear vas a poder asociar cada producto con un número único. De esta forma podrás reflejar sus características y así tomar las mejores decisiones de compra de inventario, mantenerlo organizado y permitir que tus colaboradores encuentren productos que comparten características muy similares.