¿Qué debes saber antes de comprar un hardware POS para tu negocio minorista?

Bien sea porque estés emprendiendo un nuevo negocio o porque estés cambiándote a un nuevo sistema de punto de venta (POS), te vas a encontrar en el mercado con el hardware POS lo que, seguramente, puede llegar a ser un proceso muy frustrante para ti. Y es que debes saber, por ejemplo, qué impresoras térmicas requieres, si necesitas un soporte para tableta o si por quizás al actualizar tu POS heredado vas a poder conservar tu hardware, entre muchas incógnitas adicionales que esperamos resolverte a continuación.

Pero primero, debes saber que adquirir un hardware POS no tiene por qué ser un proceso tan complejo, por tal razón te ayudaremos a descubrir que configuración te conviene más.

¿Qué hardware POS necesitas?

Realmente no existe una respuesta única a esta pregunta. Pero debes saber que tu paquete de hardware POS va a depender directamente de tu software de punto de venta. Existen algunos sistema POS que necesitan que utilices un hardware patentado, mientras que otros, por ejemplo, puede ejecutarse en una simple tableta. Además, el lector de tarjetas que escojas también dependerá de tu procesador de pagos y, por ende, necesitarás una impresora que se ajuste a tu sistema POS.

Cabe resaltar que, como mínimo, cada sistema requerirá una forma posible para tomar las ventas y pagarlas, así como imprimir recibos y almacenar el efectivo. Y que los detalles de tu hardware POS cambiarán según tu tipo de sistema, es decir, si es basado en la nube, heredado o si es una caja registradora.

¿Qué es una caja registradora, el POS heredado o el hardware de POS basado en la nube?

Cabe mencionar que la caja registradora es lo más básico que puedes implementar en tu negocio. Es decir, no se conecta a un sistema de inventario, tampoco puede integrarse con un procesador de pago, no hace seguimiento de los datos de ventas para generar informes ni tampoco ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de las entradas y salida de tus colaboradores.

Lo anterior quiere decir que las cajas registradoras son la opción más económica y que, por ende, carece de las características necesarias para administrar tu negocio. Ten presente que, por ejemplo, la falta de un sistema de inventario integrado significa que no hay forma de rastrear fácilmente la reducción de tu inventario.

Ahora, un POS heredado es un poco más avanzado que la caja registradora. Digamos que puede contar con un sistema de inventario integrado, gestionar el personal, ejecutar los pagos integrados y te permite obtener informes. Y si eliges esta opción vas a necesitar un ordenador POS heredado y un servidor en el sitio aparte de todo lo demás, como lo son, por ejemplo, los lectores de códigos de barras y una impresora de recibos.

Por su parte, los sistemas POS basados en la nube son más avanzados que los dos anteriores. Del mismo modo que los sistemas POS heredados, por lo general, cuentan con funciones de administración del inventario y del personal, de pagos integrados y ofrecen generación de informes.

Pero a diferencia de los sistemas POS heredados, no necesitas invertir en un servidor en el sitio, lo que quiere decir que necesitarás una pieza menos de hardware para invertir. Y teniendo en cuenta que los sistemas basados en la nube se pueden ejecutar en casi cualquier tableta, ordenaros portátil o de escritorio e incluso es muy probable que puedas usar un hardware que ya tengas.

Con todo lo que te hemos mencionado, es muy probable que quieras invertir en un sistema POS basado en la nube. Finalmente, te brinda más control, pues tendrás la posibilidad de iniciar sesión en tu tienda desde cualquier lugar, mientras te liberas de los costes que acarrean los mantenimientos del POS heredado y evitas así quedarte rezagado con una simple caja registradora.

¿Qué características debes buscar en una configuración de hardware POS basada en la nube?

Algo sí es cierto, y es que montar un hardware POS basado en la nube no es para nada complejo. Lo único que tienes que hacer es mezclar y combinar el hardware que más se adapte a tu presupuesto y tipo de negocio minorista. Esto es, en definitiva, lo que te ofrece mayor libertad de elección que una caja registradora todo en uno.

Entonces, toma atenta nota porque esto es lo que necesitarás:

1. IPad o tableta

Este es el centro de tu negocio. Todo se puede ejecutar a través de estos dispositivos, bien sean los pedidos, los pagos en efectivo, el procesamiento de tarjetas de crédito, la gestión de inventario, supervisión de empleados, la nómina, compras y muchas otras funciones. Todo lo que requieres es una conexión a wifi.

Pero ten en cuenta que incluso la configuración de hardware de POS más simple demandará una tableta o una pieza de hardware equivalente. Por ejemplo, algunos software de POS basados en la nube tienen funciones con las cuales puede realizar ventas a través de una computadora de escritorio o portátil, si así lo prefieres, pero también piensa que si usas una tableta esto significa que tu punto de venta es portátil.

Así pues, dondequiera que tengas conexión, tu punto de venta se puede transportar y usar de forma muy fácil. Esto quiere decir que con el software de pago indicado, es posible incluso aceptar pagos de recogida.

Además, debes saber que una tableta requiere un soporte para tableta que le permita estar estable cuando esté estacionada en su mostrador de pago. Entonces, cuando estés buscando tu tableta, tu proveedor debería tener soportes para la venta que se adapten a las tabletas que te ofrece.

2. Impresoras

A no ser que todo en tu tienda esté previamente etiquetado, lo que vas a necesitar son dos tipo de impresoras: una de recibos y una de etiquetas.

En cuanto a las impresoras de recibos, estas son las de papel térmico de uso diario que la mayoría de las tiendas tienen. Y si bien los recibos electrónicos están en auge, lo que si es cierto es que no han eliminado a los de papel.

Mientras que las impresoras de etiquetas imprimen con precios y códigos de barras en diversos formatos, pasando desde los grandes rectángulos hasta pequeñas etiquetas para joyería.

Ten presente que puede llegar a suceder que pienses que una configuración de hardware POS en la nube requerirá impresoras conectadas a través de wifi, sin embargo, no siempre es el caso. Porque también puedes conectarte a impresoras a través de otros medios como cables USB o Bluetooth, también puedes conectarla a través de un enrutador con un cable Ethernet y acceder a ella través de tu red.

Elige cualquier método, obviamente el que mejor te funcione en tu tienda, siempre que la impresora sea compatible con tu software POS.

3. Escáner de código de barras

Es cierto que puedes administrar tu negocio sin una escáner de código de barras, pero ¿por qué motivo querrías hacer esto? Si los escáneres aceleran el tiempo que te toma administrar tu inventario y cerrar las ventas. Sin un escáner tú y tus empleados deben ingresar de forma manual cada artículo en los recuentos de ventas y ciclos.

En este caso, también –dependiendo de la marca y el modelo– tienes la opción de conectar tu escáner a tu sistema a través de un cable USB o Bluetooth.

Cuando decidas qué modelo obtener, asegúrate de que tu elección sea compatible con tu POS y que no entre en conflicto con la forma en que el hardware se conecta al sistema. Imagina que si tu impresora es de USB, podría ser más fácil obtener un escáner de Bluetooth en vez de tener que hallar un adaptador adecuado para permitir que ambos dispositivos se puedan conectar a tu iPad.

4. Cajón de dinero

Incluso en esta, la época de los pagos electrónicos, las cajas registradoras continúan siendo importantes para el funcionamiento de tu negocio.

El cajón de dinero no se limita a una caja de seguridad manual en una configuración de POS en la nube. En este sentido, debes saber que debe poder conectarse con tu software POS para así, abrirse de forma automática cuando sea necesario, lo cual es bastante seguro y conveniente para ti.

5. Terminal de pago

Por último, necesitas una forma de pago para los clientes que no usan el efectivo. Así que el terminal que elijas estará influenciando por tu procesador de pago y seguramente querrás una opción con la cual puedas conectar tu terminal a tu sistema POS en la nube a través de Ethernet o wifi.

Sabemos que los terminales alimentados por batería suenan muy atractivos para tu negocio, pero si no están cargados, puedes tener problemas. Imagina ¿qué pasaría si un cliente quiere pagar, pero el lector de tarjetas no tiene energía?

Así pues, si el terminal recomendado por tu procesador de pagos no funciona con batería, entonces puedes proceder a agregar un lector de tarjetas inalámbrico a tu hardware de POS con el fin de que puedas hacer pagos fuera del mostrador. De esta forma puedes obtener lo mejor de ambos mundos.

¿Qué hardware de punto de venta debes comprar?

Queremos compartirte una lista de compras. Con esto sabrás que, como mínimo esto es lo que requieres para ejecutar tu sistema POS basado en la nube:

• Una tableta
• Un soporte para tableta
• Impresora de recibos
• Un cajón de efectivo
• Una terminal de pago.

Ahora bien, a menos de que tengas un presupuesto reducido, entonces también querrás:

• Una impresora de etiquetas
• Un escáner de código de barras
• Un lector de tarjetas inalámbrico

Adicionalmente, necesitarás cualquier cable que no venga con tu equipo y papel de recibo para tu impresora.

A simple vista, esto puede lucir como una lista larga y compleja, pero debes tener en cuenta que estás ensamblando tu propio sistema con las piezas compatibles que mejor se ajusten a tus necesidades. Por ejemplo, si ya tienes un iPad y un escáner Bluetooth, es muy probable que puedas usar esas piezas de hardware.

Es importante que sepas que para comprar tu hardware POS, quien puede ayudarte es tu proveedor de software POS. Y si tal vez, este no vende hardware de marca, al menos podrá ofrecerte una lista con los dispositivos que sea compatibles con lo que tienes. Incluso pueden ofrecerte paquetes de hardware para ayudarte en este proceso.

Al respecto, cabe decirte que lo mejor es que te asegures de obtener las respuestas a las siguientes preguntas de hardware POS más adecuada para tu negocio:

• ¿Qué tabletas son compatibles con mis software POS?
• ¿Tienes soporte para esta tableta?
• ¿Qué impresoras de recibos y etiquetas son compatibles con la Tablet que me recomiendas adquirir?
• ¿Vendes papel para recibos?
• ¿Qué escáner de código de barras me recomiendas?
• ¿Se puede conectar de forma sencilla el escáner de código de barras y las impresoras que me recomendaron en la tableta?
• ¿Qué cajón de efectivo es el ideal para mi negocio?
• ¿Cómo conecto la caja registradora con la impresora de recibos que me recomiendas?
• ¿Me puedes recomendar una terminal de pago?
• ¿Es necesario un cable adicional que necesite para conectar los dispositivos que me has recomendado?

Es de vital importancia que sepas que la configuración de tu hardware POS es uno de los pilares claves de tu negocio. Así que vale mucho la pena que dediques el tiempo necesario para hacer las preguntas que te acabamos de compartir y quizás algunas adicionales que te surjan en medio de tu investigación.

Ten presente que investigar tus opciones y explorar la mejor forma de conectar cada dispositivo a tu software POS es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio minorista.

Además, te recomendamos que no escatimes en tener todo el hardware posible, incluso, si te sales un poco de tu presupuesto, pues a corto plazo los beneficios que te ofrece cada dispositivo en cuanto a la agilidad de la atención de los clientes y la operatividad de tu negocio valdrán la pena.