Los 7 principales errores que cometen los dueños de negocios minoristas al elegir un sistema POS

Como dueño o administrador de un negocio minorista, es probable que dediques una gran cantidad de tiempo y de recursos tratando de encontrar las mejores formas de generar y aumentar las ventas. Ya debes saberlo, pero vale la pena recordarlo, más ventas equivalen a más ingresos, lo que se traduce en oportunidades de crecimiento. ¿Y qué tiene que ver con esto tu POS? Mucho más de lo que te imaginas.

Para realizar un seguimiento de todas tus operaciones comerciales el sistema POS es vital. Pues este reúne información sobre tus ventas, el inventario, tus clientes e incluso, sobre tus empleados, con el fin de que puedas administrar tu negocio de forma eficiente.

Sin embargo, con tantas soluciones disponibles en el mercado, a veces encontrar la mejor opción de sistema POS, se convierte en todo un desafío. Y por mucho que te esfuerces, eres susceptible de cometer errores que pueden costarte tiempo y dinero. Por tal razón, queremos compartirte un listado con los errores más comunes que cometen los administradores de negocios minoristas al elegir el sistema POS ¿cómo puedes evitarlos? No eches en saco roto lo que te vamos a contar a continuación.

¡No cometas estos errores al elegir tu sistema POS!

1. No definir tus necesidades

Una de las cosas más perjudiciales que puedes hacer el comenzar la búsqueda de un sistema POS, es no comprender de forma clara las características y las funcionalidades que tu negocio requiere en un sistema automatizado. Por ejemplo, resulta fundamental responder a preguntas clave ¿eres una boutique especializada y requiere ayuda para comprar y recibir? O ¿tienes una tienda temporal con un espacio limitado?

Los anteriores, son solo un par de factores que debes evaluar para saber qué es lo que realmente necesitas y de qué forma puedes incorporar cada una de las funciones del POS en tu negocio. Si omites este paso, lo que podría suceder es que tengas que lidiar con los riesgos de las posibles funciones incompatibles o incluso innecesarias. Además, podrías experimentar fallas en tu sistema por tener que efectuar funciones críticas para tu negocio específico.

2. Tener en cuenta solamente el factor precio

Es pertinente que seas inteligente con la forma en la que gastas e inviertes tu dinero. Pero una cosa que debes saber es que no deberías ahorrar dinero cuando se trata de adquirir el sistema POS adecuado para tu negocio.

Ten en cuenta que lo mejor que puedes hacer, es optar por un sistema de punto de venta que sea rentable e inteligente, pero sin comprometer funciones importantes para gestionar tus operaciones.

Para ilustrarte mucho mejor, pensemos en que tienes un programa de fidelización básico en tu negocio minorista y que querrás obtener un sistema POS que admita la fidelización y las recompensas, incluso si su precio es más elevado. La razón de esto es que un programa de fidelización con un diseño no tan bueno podría, seguramente, afectar la experiencia del cliente ¿no te parece que este es un precio más alto que pagar?

Una recomendación para que te asegures de no gastar de más, así que, haz una lista con esas funciones que resultan imprescindibles en el POS que estás buscando, por ejemplo:

• ¿Necesitas un sistema que soporte múltiples ubicaciones?
• ¿Buscas uno que se integre con tu sitio de comercio electrónico, el software de contabilidad y la plataforma de gestión de personal?

Con estos y otros que puedes agregar al listado, puedes obtener una mayor claridad e identificar en qué tipo de solución tienes que invertir. Solo así, puedes asegurarte de recibir todos los beneficios que te entrega el software.

3. Comprar el hardware primero

Ten presente que no todos los sistemas POS se ejecutan desde el mismo hardware. Así que es posible que solo requieras de una tableta o un lector de tarjetas móvil –en caso de que tengas una tienda pequeña–. Pero si tienes una tienda más grande seguramente necesitarás un hardware más completo como lectores de tarjetas tradicionales, impresoras de recibos e incluso, muchos más dispositivos.

En definitiva, cada sistema POS necesita una plataforma específica en la cual operar –tipos de lectores, escáneres, impresoras y cajas registradoras–. Es por esto por lo que nuestra recomendación es que lleves a cabo el proceso pensando primero en el tipo de software.

De no hacerlo, te estarías exponiendo a desperdiciar tu tiempo y dinero en recursos que posiblemente no resulten compatibles con el POS que compres. ¿Ves el problema?

4. Poco entrenamiento para usar el sistema

Es un hecho, tu personal es el recurso más valioso que tienes. Pero muchos minoristas solo intentan ahorrar dinero cuando se trata de capacitar a los empleados –y ya te explicamos anteriormente porqué ahorrar dinero en este sentido, no es bueno–, pues todo siempre termina pasándote una factura más grande a largo plazo.

Así como con cualquier otro aspecto de tu negocio, el conocimiento es clave. Y, por ende, saber cómo se debe ejecutar de forma adecuada tu nuevo sistema, te dará muchas más posibilidades de alcanzar el éxito.

No puedes olvidarte de que tus empleados son quienes pasan más tiempo procesando las ventas y administrando el inventario, entre otras funciones. Y sin importar qué tan adecuado o no sea tu sistema POS, un empleado poco capacitado para su ejecución hará que rápidamente este se convierta en un software menos efectivo.

¿Qué puedes hacer? 

Dedica un poco más de tiempo en compartirles una descripción general del nuevo sistema. Luego, capacítalos para que aprendan a darles uso a las funciones de gestión –compras, recepción, códigos de barras, gestión de inventarios, generación de informes, etc.–.

Pero, debes tener especial cuidado de no abrumarlos con demasiada información. Por lo tanto, es preciso que les enseñes justamente eso que ellos necesitan para desarrollar las tareas diarias del negocio.

5. No probar el sistema

¿Qué haces cuando vas a comprar un auto nuevo? Seguramente no pagarías su precio, sin antes probarlo y saber si es el adecuado para ti. Pues, lo mismo sucede con un sistema POS para tu negocio, es fundamental que lo pruebes, la mayoría de los proveedores te dan la opción de prueba por cierto tiempo. De esta forma puede saber si la decisión que estás por tomas es la correcta.

Puedes programar demostraciones con el fin de recorrer cada parte de tu próximo sistema. Toma nota de los problemas que evidencias, y analiza qué tan fácil estos se resuelven. Esto último es clave a la hora de analizar si el soporte está disponible cuando lo necesitas.

6. No analizar el tipo de soporte que te ofrece tu proveedor

No dudamos que seas un excelente administrador de tu negocio. Sin embargo, esto no quiere decir que siempre tengas las soluciones para todo lo que se pueda presentar, en especial lo que eventualmente pueda ocurrir con tu POS. No es muy común que suceda, pero de vez en cuando algo se sale de control –solo un poco–. En este aspecto, hay algo que puede salvarte: el soporte, uno que solucione tus inconvenientes en el menor tiempo posible y con la mejor disposición.

Una opción 24/7 es ideal y que llames a la línea de atención al cliente y te respondan en solo minutos y no en dos horas, es fundamental para que no pierdas dinero, ventas ni clientes.

7. Elegir el sistema erróneo

Cuando compras un sistema POS, estás haciendo una compra a largo plazo. Y es por esta razón por la que es clave que el software que elijas funcione al cien por ciento en todo momento. Y sabemos que te enfrentas a muchas opciones que pueden llegar a confundirte, por eso elige una empresa que tenga una buena experiencia en la industria minorista, de esta forma te dará soluciones mucho más efectivas.

¿Qué deberías buscar en un software para tu negocio minorista?

Ahora que ya hablamos de lo que no deberías hacer cuando estés eligiendo tu sistema POS, te daremos algunas ideas de características infaltables. Esas que todos los negocios requieren para desarrollar sus funciones diarias de forma efectiva.

1. Teclas rápidas para búsqueda de productos

Esta función consiste en accesos directos dentro de tus sistema POS, les permite a tus empleados hallar un artículo con solo presionar un botón.

2. Múltiples métodos de pago

Ten en mente algo: requieres métodos más avanzados que los tradicionales como el efectivo y las tarjetas de crédito. Asegúrate de que puedas recibir pagos móviles o incluso, que puedas dividir un pago en caso de que un cliente necesita dividir su pago en, por ejemplo, tarjeta de regalo, tarjeta de crédito y efectivo.

3. Cuentas de usuario y permisos

Es probable que tengas dos o más personas llevando a cabo la operación de registro de productos. Es por esta razón, que necesitas un sistema que te permita crear un usuario para cada empleado. Esto es importante a la hora de que quieras realizar un seguimiento a las ventas de cada persona y quizás establecer objetivos de ventas.

Asimismo, esta función deberá ir acompañada de otra que te permita proteger con una contraseña a cada empleado.

4. Registros móviles

Es importante para un buen funcionamiento de tu negocio minorista, que cuentes con la opción de registros móviles. Quizás quieras mirar la opción de elegir un POS en la nube que cuente con una aplicación móvil.

Debemos decirte que las cajas registradoras móviles son una excelente opción, porque puedes hacer registros desde cualquier lugar de la tienda, sin que se generen colas. Y finalmente, debas tener en cuenta que las tabletas son más económicas y menos voluminosas que las tradicionales cajas de escritorio tradicionales.

5. Una pantalla con orientación hacia el cliente

Esto quiere decir que cuando llamas a un cliente, este puede ver cómo se realiza la transacción en la pantalla dirigida a él. Esto les ofrece un alto nivel de transparencia en las transacciones, además de que pueden señalar a tiempo si es que hay algún error en el pedido antes de proceder a realizar el pago.

Considera esta opción solo si tienes el presupuesto, pues es una función que no es fundamental, solo es un valor añadido para tus clientes.

6. Gestión del inventario

Corresponde a una función fundamental en la búsqueda de un nuevo sistema POS. No importa si tienes 10 o 3.000 productos. Este es de gran ayuda, pues hace un seguimiento de todos tus productos y te entrega datos para que puedas saber si hay algunos de tus productos que tienen mayor rotación que otros.

7. Códigos de barras

Tu sistema de gestión de inventarios te debe dar la posibilidad de imprimir códigos de barras o tal vez otros métodos que empleas para el etiquetado. De esta forma, te será posible mantener cada uno de los productos de tu tienda etiquetados para que puedas rastrearlos. Y es que, es ese código el que te da la información exacta sobre el lugar del sistema en el que está el producto en cuestión.

Vas a utilizar el código de barras para escanear un artículo que ingresa a tu inventario. Pero también para cuando lo envíes a otra tienda y, por supuesto, cuando lo vendas

8. Bases de datos de los clientes

Es vital para que puedas consultar los datos de los clientes: ventas, datos personales, y otros datos que te darán una idea de tu público objetivo.

9. Propiedades personalizables

En este sentido, vale la pena decirte que si cuentas con esta función vas a tener la posibilidad de decidir qué datos requieres que tus empleados obtengan de tus clientes. Lo más común, es que sean las fechas de cumpleaños o la dirección, dado que son datos necesarios para realizar tus acciones de marketing y poner en marcha tu programa de fidelización.

10. Informes

No solo necesitas un informe de cierre de ventas. Tu POS debería proporcionarte un conjunto muy completo de informes con los cuales puedas hacer un seguimiento del rendimiento de tu negocio. Algunos de los más importantes son los informes de productos, de empleados, de clientes o incluso, puedes elegir construir uno propio bajo parámetros personalizados.