La caja registradora que tu punto de venta necesita

Las cajas registradoras son un elemento básico para cualquier punto de venta de tipo minorista. Y la razón obedece a que estos dispositivos hacen posibles todas las transacciones en la tienda y, sin ellos, el proceso de pago no sería viable.

Dicho lo anterior, es pertinente decirte que, si vas a abrir una tienda y quieres tener un control riguroso de lo que ocurre en ella, lo primero que deberías tener claro es el tipo de caja registradora que necesitas. Porque, debes saber que existen de muchos tipos, funcionalidades, pesos, tamaños y precios. Es por esto por lo que queremos compartirte una guía con las diferentes cajas registradoras, y que de esta forma puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Tipos de cajas registradoras: diferentes características según tu punto de venta

Los dueños de pequeños negocios minoristas cuentan con tres diferentes opciones a la hora de elegir el tipo de hardware y software. Pues este les permite gestionar de la forma más fácil posible todas las operaciones que dentro del punto de venta se realizan.

Puedes decantarte por un sistema tradicional, sí, como aquellas cajas registradoras de toda la vida. Pero ¿por qué quedarse en el pasado cuando se pueden emplear ordenadores compactos con pantalla, impresora y cajón integrados? Además, también puedes optar por un ordenador con una impresora, con un cajón monedero y un escáner de códigos de barras que sea compatible con tu software.

En fin, las opciones son variadas, para todos los gustos y necesidades. Pero, finalmente, aunque cambien sus características y funciones las principales que puedes esperar de este elemento es que te permita registrar los pagos de los clientes, imprimir los tickets y controlar el dinero que entra y sale de tu negocio minorista.

1. Cajas registradoras mecánicas

Uno de los primeo dispositivos, los cuales se caracterizaban por, simplemente, funcionar como máquinas sumadoras. De esta forma los comerciantes podían marcar sus ventas.

Su funcionamiento era muy simple: los cajeros ingresaban las cantidades en el dispositivo y al presionar la tecla total, la máquina se activaba y la caja registradora se abría. Inmediatamente sonaba una campana que alertaba a los gerentes de que se estaba efectuando una venta.

Es por lo anterior que debes saber que este tipo de cajas registradoras son dispositivos independientes que únicamente, suman los totales de la transacción, abre y cierra la caja con el fin de tomar el dinero y entregar el cambio y solo algunas ofrecían la posibilidad de imprimir recibos.

Cabe resaltar que estás máquinas están casi extintas del mundo comercial, ya que los que veremos a continuación, son dispositivos mucho más eficientes. Veamos porqué.

2. Caja registradora electrónica clásica

Si bien es cierto que te recomendamos la caja registradora con un ordenador y un software TPV integrado, también es cierto que no podemos pasar por este conteo de tipos de cajas registradoras si hablar de este clásico.

Estas son cajas compactas con piezas electrónicas de hace muchos años. Y es por esto por lo que resultan menos efectivas que los ordenadores actuales. Básicamente, su hardware y software están fabricados con una única función, cobrar el dinero y entregar el cambio, cuando es necesario.

Por otra parte, debes saber que hay una amplia gama de cajas registradoras en el mercado. Todas ellas buscan satisfacer necesidades muy puntuales para las pequeñas empresas, pero se quedan cortas en cuanto a las funcionalidades que pueden ofrecer.

3. Caja registradora con ordenador y terminal del punto de venta (POS)

Hace algunos años, las cajas registradoras eran sin duda alguna la solución más asequible en comparación con los softwares. Sin embargo, los costes ahora se encuentran muy parejos. Y, además, hay que tener en cuenta que los sistemas de punto de venta ofrecen características que las anteriores no.

Lo anterior nos permite deducir que, si estás buscando una caja registradora, lo mejor que puedes hacer es tener un ordenador con un programa TPV, de esta forma percibirás grandes beneficios.

4. Caja registradora táctil

Las cajas registradoras táctiles son las más utilizadas por los bares, restaurantes y todo tipo de comercios que quieren mantener una higiene en su negocio. Se diferencian de las cajas registradoras clásicas electrónicas en que realmente este es un ordenador con un sistema operativo moderno, pero el cual está optimizado para manejar únicamente el software TPV. Además, el hardware también está optimizado para ser manejado por el programa y, por lo general, vienen ensamblados de tal modo que todo quede en una sola pieza.

Lo mejor de estas cajas registradoras táctiles, es que la compras y comienzas a trabajar con ella de inmediato, si sí lo prefieres.

5. Cajas registradoras con sistemas basados en la nube

En cuanto a cajas registradoras, los sistemas de punto de venta o POS basados en la nube son lo más buscado por los dueños de los comercios. Y esto es así, porque son soluciones seguras, potentes y, por supuesto, mucho más asequibles que las cajas registradoras de antaño.

Al respecto, vale la pena mencionar que, por ejemplo, el mercado de software de POS en la nube, ha venido tomando fuerza durante los últimos años. Tanto así, que se estima que el tamaño del mercado pase de cerca de 11 mil millones a casi 20 mil millones de dólares a 2028.

Y es que, gracias a que estas soluciones se alojan en la nube, puedes tener acceso a los datos de tu negocio minorista en cualquier momento y hacerlo desde cualquier lugar. Además, las soluciones en la nube son escalables, pues resultan bastante fáciles de agregar nuevos usuarios, características e incluso funcionalidades.

Debes saber que, los sistemas basados en la nube van mucho más allá de las funcionalidades de punto de venta. Y es que, vienen con capacidades que, definitivamente, nunca podrán ser igualadas por aquellos dispositivos mecánicos y electrónicos de los que hablábamos líneas atrás. Algunas de las características de estos dispositivos modernos son

La gestión del inventario

Muchas de las soluciones de POS basadas en la nube cuentan con funciones de gestión de existencias que actualizan automáticamente su inventario al mismo tiempo que lo hacen sus ventas. Es por esto por lo que es posible realizar un seguimiento de los niveles de existencias de forma fácil y siempre tener un control sobre la cantidad de inventario que tienes.

Informes

Los sistemas POS actuales te entregan informes y análisis que te ayudan a analizar tus ventas, el rendimientos de tus productos, de los clientes y mucho más. Puede ser que quieras, por ejemplo, saber cuáles son tus productos más vendidos o quiénes son los clientes que te compran más. Con el POS correcto, puedes entonces obtener esa gran cantidad de datos valiosos que te permitirán tomar decisiones en tiempo real.

Gestión de los clientes

Si quieres llevar un registro de todos tus clientes, con un POS basado en la nube puedes tenerlo. Con esta solución puedes configurar perfiles de compradores y hacer un seguimiento de tus preferencias e historial de compras, entre otros.

Comercio electrónico

Teniendo en cuenta que los compradores se decantan cada vez más por los canales digitales que, por los físicos para realizar sus compras, pensar en tener la capacidad de vender más a través de tu sitio web es clave. Por suerte, la mayoría de las soluciones basadas en la nube ya cuentan con capacidades de comercio electrónico con el fin de que puedas configurar tu tienda en línea.

Integraciones de software

Estos sistemas actuales cuentan, por lo general, con softwares que conecten tu POS con otras aplicaciones comerciales. Estamos hablando, por ejemplo, de tu software de contabilidad, tu programa de fidelización de clientes, la gestión de los empleados, entre otros.

Adicionalmente, los sistemas POS basados en la nube también funcionan en otros dispositivos como el ordenador o una tableta, pero también en ambos al mismo tiempo.

6. Sistema POS basado en un navegador

Un sistema POS basado en un navegador funciona en cualquier dispositivo con un navegador web. Y esto hace posible que puedas usarlo en tu PC o computadora portátil, haciendo esto que sea una opción ideal para negocios minoristas con un mostrador de pago dedicado o si requieres escáneres de códigos de barras, impresoras, recibos y mucho más.

7. TPV móvil

Pero si requieres una solución más compacta y que sea portátil, el TPV móvil es la mejor elección. Estos funcionan en tabletas y, por lo tanto, te permite llevar toda la experiencia de pago sobre la marcha. Los POS móviles son adecuados para los minoristas que quieren aumentar las ventas durante ciertos eventos del año o para los que prefieren llevar la experiencia del pago al cliente.

¿Por qué deberías elegir un sistema POS basado en la nube para tu negocio minorista?

Es un hecho, las cajas registradoras mecánicas son un elemento obsoleto y ni qué decir de las electrónicas que cada vez más quedan relegadas en el pasado. Si eres el dueño de un negocio minorista que quieres hacer negocios y conocer al detalle todo lo que sucede en él en cualquier momento y lugar, entonces las soluciones basadas en la nube son la opción que debes elegir.

Y para tu gran fortuna, los sistemas POS modernos son muy fáciles de usar y, además, muy rentables. Lo que hará que no tengas que invertir tiempo y dinero adicional para poner en funcionamiento tu nuevo sistema.

Ventajas y desventajas de las cajas registradoras

A modo de conclusión, solo podemos decirte que las cajas registradoras no son una buena opción, porque:

Ventajas

• Cuentan con un precio de entrada más barato.
• Cuentan con un programa informático simple.
• Son compactas.

Desventajas

• No son escalables. Esto quiere decir que, si tu negocio crece, te hará falta comprar una caja adicional con capacidades adicionales.
• Solo poseen una función, y esta es llevar las ventas.
• Son de difícil reparación. Y es precisamente porque no hay muchos centros de soporte técnico para estos productos y cada vez existirán menos.
• Si quieres una que tu negocio luzca con una imagen moderna, tener una caja registradora antigua no te ayudará a lograrlo.

Ventajas y desventajas de los TPV modernos

Ventajas

• Te brindan todo tipo de posibilidades: tener una tienda online, enviar por email los tickets a los clientes, usar fotografías para identificar los productos, entre otras.
• Puedes utilizar un ordenador o tablet que ya tengas.
• Puedes comprar un ordenador potente y que tenga una buena conectividad para asegurarte de poder disfrutar de todas las funciones.
• Te permite transmitir una imagen moderna frente a los clientes. Ellos sabrán que están comprando en un sitio seguro.

Desventajas

Si bien las desventajas no son tan relevantes, esto es lo que tal vez podrías percibir a querer elegir un TPV basado en la nube:

• Coste inicial más alto en comparación con los cajas registradoras del pasado.
• Familiarizarse no es difícil, pero deberás capacitarte y capacitar a tus empleados en el manejo de este nuevo sistema.

Definitivamente, elegir un sistema de punto de venta y no una caja registradora será lo mejor para tu negocio minorista si quieres estar al nivel de tus competidores, obtener informes diarios, manejar tu inventario, vender online y transmitir una imagen moderna que, además, genere seguridad y confianza entre los clientes.

Pero si no quieres estar al novel de tus competidores, no te preocupas por la imagen que proyecta tu negocio y solo quieres ocuparte de vender, registrar y entregar el cambio, entonces no deberías perder tu dinero en sistemas sofisticados que se caracterizan por hacerte la vida más fácil.

No dudes en contactarnos si quieres percibir todos los beneficios que te ofrecen los sistemas POS para la gestión de tu negocio. En Gestión TPV, te orecemos planes a tu medida, con funciones que se adaptan a tu negocio y lo que quieres alcanzar con este.

Recuerda que invertir en un sistema moderno, es la mejor decisión que puedes tomar, dado que los beneficios para ti, para la operatividad de tus empleados y, finalmente, para tu negocio, se verán reflejados en el corto plazo.