Importancia del sistema POS en la reconciliación de inventario

La reconciliación de inventario es un proceso que implica la comparación de los registros de inventario de tu negocio con el inventario real. Esto se realiza para asegurar que la información de inventario sea precisa y que los productos estén disponibles para los clientes. Además, es una parte importante del proceso de administración de inventario y se puede realizar de varias maneras. Una de ellas es utilizando un sistema de punto de venta (POS).

Cabe recordar que el sistema POS es una herramienta de software que se utiliza para registrar ventas, gestionar inventario y realizar otros procesos relacionados con la administración de inventario. Lo que significa que tú puedes utilizarlo para realizar la reconciliación de inventario. Algo que te permitirá a ti, como dueño de un negocio minorista, tener una visión más clara del inventario y asegurar que los registros sean precisos.

¿Cómo te ayuda el sistema POS en la reconciliación de inventario?

Un sistema POS ofrece una variedad de funciones para ayudar a tu negocio minorista a realizar la reconciliación de inventario. Por ejemplo, el sistema puede generar informes de inventario que muestren los niveles de inventario actuales, los niveles de inventario anteriores y los niveles de inventario esperados. Estos informes pueden ayudarte a identificar los productos con los que estás trabajando y a determinar si hay alguna discrepancia entre el inventario real y el inventario registrado.

El POS también te permite realizar la reconciliación de inventario al proporcionar información sobre los movimientos de inventario. Esto significa que el sistema puede mostrar qué productos se han vendido, cuáles se han recibido y cuáles se han devuelto. Esta información puede ayudarte a identificar cualquier desajuste entre el inventario real y el inventario registrado.

Además, puede ayudarte a realizar la reconciliación de inventario al ofrecerte información sobre los precios de los productos. Esto quiere decir que el sistema puede mostrar los precios de los productos en los que se está trabajando y ayudarte a determinar si hay alguna diferencia entre el precio de los productos reales y el precio de los productos registrados.

También es muy valioso para ayudarte a realizar la reconciliación de inventario al darte la información pertinente sobre los pedidos. Esto significa que el sistema puede mostrar los pedidos realizados por los clientes y ayudarte a determinar si hay alguna diferencia entre los pedidos verdaderos y los pedidos registrados.

Todo lo anterior hace posible que los dueños de negocio minoristas comprendan mucho mejor por qué hay discrepancias e identificar la mejor forma de identificarlas en el futuro cercano.

¿Qué pasa cuando existen discrepancias de inventario?

Vale la pena mencionar que cuando hay una discrepancia entre lo que tienes registrado en tu punto de venta y lo que verdaderamente tienes disponibles, entonces deberás proceder a actualizar tu sistema POS.

¿Quizás algún error humano llevó a mal conteo del inventario disponible en tu negocio? Esto es común que suceda cuando recibes un pedido de existencias y se transfiere el inventario entre ubicaciones o durante los recuentos de inventarios. En este sentido, debes saber que es muy probable que debas ajustar los pronósticos de inventario e ingresos proyectos, todo esto en función de los números que están errados.

Si, por ejemplo, ¿has tenido problemas de robo o mermas? En este caso, deberás ajustar tu pronóstico y los ingresos que tienes proyectados. Además, es posible que debas revisar tu presupuesto con el fin de poder dejar espacio para implementar algunas medidas antirrobo.

En todo caso, independientemente de las causas de las discrepancias de inventarios, esta es la forma en la que deberías abordarlas:

1. Concilia el inventario en tu sistema POS
2. Analiza qué tan grande es la discrepancia. Deberías ordenar nuevas existencias o transferirlas entre ubicaciones según sea tu necesidad.
3. Busca las mejores maneras de minimizar las discrepancias de inventario.

Importancia de la reconciliación de inventario

Es preciso mencionarte que si los informes de reconciliación de inventario no llegan a coincidir con los registros de inventario disponibles, vas a comenzar a percibir problemas.

Y es que, incluso, si posees el software de gestión de inventario correcto, la merma ­–por exceso o escasez de inventario disponible, comparado con los niveles de inventario registrados que no puedes contabilizar– es inevitable.

Al respecto, hay que decir que mediante el recuento cíclico y la reconciliación de inventario que se efectúa con frecuencia, tienes la posibilidad de controlar mucho mejor las mermas y en consecuencia, descubrir las razones por las cuales se están presentando las discrepancias.

Debes saber que, si bien es cierto que las discrepancias pueden presentarse por un error humano, por ejemplo, recuentos de inventario inexactos o pérdida de los artículos en el almacén. También existe la posibilidad de que se deba a un problema mayor como, por ejemplo, el robo por parte de los empleados o incluso, el fraude de proveedores.

Entonces, si tu tasa de pérdida se incrementa de una conciliación de inventario a la otra, lo que debes comenzar a intuir es que es posible que necesites comenzar a realizar un trabajo de investigación para luego establecer algunas estrategias de prevención de pérdidas. Esto te ayudará a mantener ese número en los niveles más mínimos posibles.

Pasos necesarios para hacer una reconciliación de inventario

Es importante que sepas que el proceso de reconciliación de inventario puede sufrir variaciones de un negocio a otro. Sin embargo, hay pasos que cada uno de los comerciantes –sin importar el tipo de comercio– suele seguir de la misma forma.

1. Realizar un recuento de inventario

Comenzaremos recordando que un conteo de inventario físico es cuando un minorista cuenta cada uno de los artículos que tiene en su tienda. Casi siempre, los recuentos de inventario los ejecuta un equipo de trabajadores que se encargan de contar los niveles de inventario de cada artículo y luego registran los resultados. Esto puede realizarse en papel, en una hoja de cálculo de Excel o directamente en el sistema POS.

Ahora bien, los recuentos de inventario pueden clasificarse en una de dos categorías:

Recuento de inventario completo – o físico –

En esta categoría se cuenta cada pieza de stock que poseas en el piso y en tu bodega. Esto, lógicamente, lleva mucho tiempo.

Otros minoristas, en cambio, cierran la tienda durante el horario comercial habitual con el objetivo de poder llevar a cabo el recuento completo del inventario. Otros, por su parte, les pagan a sus empleados horas extras para así poder hacer el inventario al finalizar el horario comercial.

No importa cuál tipo de minorista seas tú, lo que realmente importa es que hagas un recuento de inventario completo al menos una vez al año para cada ubicación.

Recuento de ciclos

En este caso, cuentas la selección de tu inventario de forma regular. Generalmente, se lleva a cabo de forma muy rápida y te permite llenar los espacios entre los conteos completos. Además, no vas a necesitar cerrar tu tienda ni tener que comprometer tu servicio al cliente, porque de esto se puede ocupar un solo empleado sin problema.

Te contamos, además, que hay algunos métodos diferentes que los minoristas utilizan para seleccionar el inventario para el conteo cíclico. Por ejemplo, algunos dueños de negocios minoristas se ocupan de contar los mismos SKU durante un periodo de semanas y así, controlar la merma en una categoría de producto.

Otros, en cambio, revisan los SKU metódicamente y reinician cuando se han contado todos. Mientras que otros minoristas todavía aleatorizan los SKU para que se puedan contar por ciclos.

En definitiva, el conteo cíclico se puede realizar de forma semanal, quincenal, mensual o estacional.

2. Compara los resultados del conteo con los registros de inventario

El paso siguiente es que los empleados comparen los resultados de su recuento de inventario respecto a los nieles de inventario que están registrados en el sistema de punto de venta.

Cuando se comparan los niveles de inventario registrados con los del conteo, entonces los empleados logran descubrir las discrepancias. Es decir que, los niveles de inventario registrados y los de un conteo no coincidan. En estos casos los discrepancias se pueden presentar por varias razones, entre las que se encuentran los problemas administrativos de mantenimiento de existencias, pasando por errores matemáticos, robos o fraudes.

3. Investiga los elementos que faltan

Cuando descubras las discrepancias, lo siguiente es que las abordes y averigües por qué están ocurriendo. Para lograrlo debes investigar transacciones y recibos anteriores, pues debes identificar si quizás se han pasado por alto algunas ventas de artículos.

4. Identifica cuáles son las fuentes de las discrepancias

Es importante que sepas que cuando las fuentes de las discrepancias no se pueden abordar fácilmente, quizás debas pasas a buscar otras posibles causas entre las que podemos destacar:

• Mal papeleo: es posible que se extravíen las facturas de algunos pedidos o que las ventas no se ingresen correctamente en el sistema POS. En cualquier caso, debes encontrar la mejor manera de reducir este tipo de errores humanos.
• Conteo incorrecto o subconteo: puede ser que algunos elementos no se hayan contado o, por el contrario, se contaron dos veces. Para el caso de los errores de conteo, es necesario que cambies la frecuencia con la que cuentas y que les des a tus empleados un repaso sobre el conteo en cuestión.
• Robo: si tu caso es que los productos no están asegurados o tienes que actualizar tus sistemas de gestión de robos, nuestra recomendación es que no hagas sentir ni a tus colaboradores, ni a tus clientes como delincuentes, pero sí toma algunas precauciones. Digamos que, por ejemplo, los perfumas están mostrando algunas discrepancias más elevadas que algunos otros artículos de inventario. Por lo tanto, te convendría mantener únicamente los probadores en el punto de venta y guardar las existencias en la bodega.

5. Haz que coincidan tus registros de inventario

Sin importar el motivo de las discrepancias, es necesario que concilies los registros de inventario. El objetivo de esto es que puedan coincidir los resultados de tu recuento de inventario.

Si, por ejemplo, estás utilizando una hoja de cálculo de Excel para gestionar tu inventario, es necesario que actualices de forma manual los niveles de inventario para cada artículo.

6. Determina una fecha para hacerlo nuevamente

La conciliación del inventario debe ser un proceso continuo. Por lo tanto, debes establecer un cronograma para hacerlo nuevamente.

Es probable que, según tu tipo de comercio, debas programar conteos de ciclo semanal, quincenal o mensual. O quizás, realizar conteos físicos anuales y asegurarte de que los empleados en cada ubicación se encuentren capacitados sobre cómo hacerlo.

Algunas sugerencias de reconciliación de inventario

Sabemos que esta tarea puede resultar algo tediosa y requerir una inversión de tiempo importante. Sin embargo, no puedes evadirla pues es vital para mantener niveles de inventario precisos, además te permite pedir los productos correctos en el momento oportuno y que así, puedas satisfacer la demanda.

Otras cosas que puedes realizar para agilizar la conciliación de inventario:

Sé organizado

Quizás parezca una sugerencia muy básica, pero mantener tus tiendas y almacenes ordenados es clave. De esta forma, los colaboradores pueden ubicar con mayor facilidad la mercancía y contarla, de esta forma, los recuentos cíclicos se vuelven más rápidos y precisos.

En este sentido, puedes entre muchas otras cosas, categorizar el diseño de tu tienda, etiquetar de forma clara los estantes de la tienda y comprobar que los productos se almacenen en el lugar adecuado.

Elige el método de conteo adecuado

Como cuentes tu inventario será determinante para descubrir las discrepancias. Y lo que funciona bien para ti, podría no funcionar bien para otros minoristas. Así que puedes considerar algunos métodos:

• Conteo por volumen: acá cuentas el inventario que registra las mayores ventas con mayor frecuencia que aquel inventario que no se mueve tan rápido.
• Contar con un grupo de control: selecciona un grupo de SKU y cuéntales varias veces durante poco tiempo.
• Muestreo aleatorio: debes tomar un grupo aleatorio de SKU y contarlos, cambia los SKU en cada recuento de ciclos.
• Conteo basado en eventos: cuenta todo el inventario bajo un SKU cuando este alcanza un hito particular. Por ejemplo, cada tres pedidos o 20 transacciones.