Guía definitiva para pequeños comerciantes sobre los tipos de sistemas POS

Si administras un negocio minorista de cualquier tipo, ya debes saber que es indispensable tenerlo equipado con un sistema de punto de venta. En este sentido, es preciso decirte que si, por ejemplo, cuentas con solo una opción para elegir un sistema tecnológico con el cual dotar a tu pequeña empresa, es mejor que te decantes por esta. Pues un sistema POS es clave para la ejecución de tus labores diarias y te garantiza que todo el procesamiento de pagos, la gestión de los inventarios y otras cuestiones adicionales funcionen adecuadamente.

Y sabemos que con tantos tipos de sistemas POS que hay disponibles en el mercado, para ti puede ser complejo determinar cuál es el mejor para tu pequeño comercio. Es por esto por lo que hemos creado esta guía con la cual podrás tomar la mejor decisión. Definitivamente contar con un sistema POS no es opcional, debe ser tu prioridad.

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, también conocido como sistema de punto de venta, es básicamente una combinación de software y hardware que funciona como un tipo de central desde la cual funcionan todas las operaciones de un pequeño comercio, puede ser un restaurante, una boutique de ropa o un bar de copas.

Para ilustrarte mejor, queremos pedirte que te imagines el sistema POS como una caja registradora de tecnología muy avanzada. Y te decimos esto último porque más allá de solo hacer los cálculos totales de las compras, los sistemas modernos de los que te estamos hablando se encargan de procesar todas las transacciones, te mantienen al tanto sobre tu inventario, procesan pagos, recopilan datos comerciales, entre muchas más funciones vitales para el correcto funcionamiento de tu negocio.

¿Cómo deberías comparar sistemas de punto de venta?

Existen diversos tipos de sistemas POS, entonces te estarás preguntando cómo debes compararlos. Pero esto es algo que no debe preocuparte demasiado, porque a continuación te vamos a dar las pautas necesarias para que elijas el correcto.

Al respecto, debemos decirte que lo primero que tienes que hacer es conocer las necesidades de tu empresa y antes de tomar una decisión a la ligera, es importante que respondas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es tu presupuesto para un sistema POS?
• ¿Qué necesitas que haga el sistema?
• ¿Quieres que los clientes puedan pagarte desde un punto fijo en tu tienda o que estos puedan hacerlo desde cualquier lugar de esta?
• ¿Cuántas sucursales tiene tu negocio minorista?
• ¿Posees conexión wifi o dependes únicamente de ethernet?
• ¿Qué tipos de datos deseas recolectar de tu empresa?
• ¿utilizas otras herramientas en tu empresa?
• ¿El sistema POS que estás considerando se podría integrar con la tecnología que ya posees?

Ahora que has respondido a las preguntas anteriores y, por supuesto, hayas pensado en tus necesidades, es el momento adecuado para encontrar sistema POS que cumpla con esos criterios, al menos con la mayoría de ellos.

Con lo anterior claro, la guía que te vamos a compartir a continuación te permitirá comprender las capacidades y características de algunos sistemas de punto de venta.

Tipos de sistemas POS

Básicamente, existen cuatro tipos principales de sistemas POS que tú, como administrador de una pequeña empresa, tienes las posibilidad de elegir. Estamos hablando de las tabletas, móviles, basados en la nube y sistemas POS heredados. Comenzaremos explicándote este último.

1. Sistema POS heredado

También conocido como POS local o POS tradicional, el sistema POS heredado es el que guarda datos localmente, esta es la gran diferencia con los otros tipos de sistemas POS.

Lo anterior significa que todas tus transacciones y otra información se guardan en un dispositivo al que solo puedes acceder desde ese dispositivo en específico ¿comprendes?

Entonces, debes saber que este sistema se ejecuta en un hardware que, por lo general, es propietario y solo se puede adquirir a través del proveedor del POS. Es necesario que los minoristas que se decanten por este tipo de sistema tengan que recibir más capacitación que si eligieran otro diferente, haciendo esto que adaptarse sea un proceso un poco más lento.

Adicionalmente, necesitarás que alguien vaya a tu punto de venta y te instale el sistema. Y que, además, haga presencia en el sitio, siempre que requieras realizar un mantenimiento.

Características y ventajas del POS heredado

Un POS de este tipo, te permite:

• Escanear códigos de barras de los productos o buscarlos en el sistema.
• Llamar a los clientes.
• Calcular los totales de compra, además, los impuestos y los descuentos que apliquen.
• Te entrega informes sobre aspectos clave de tu negocio.
• No requieres conexión a internet.

 En cuanto al precio, debes considerar que acá debes pagar por el hardware –que es un pago único– la instalación y los servicios de soporte.

2. Sistema POS basado en tableta

A diferencia del sistema POS heredado, este que es basado en tableta es considerado como uno de los más modernos –junto con los que te explicaremos en unos minutos–. Este tipo de POS se conoce como pantalla táctil o POS de iPad, lo que quiere decir que recibe su nombre del hardware en el que se ejecuta.

Entonces lo que sucede es que como este sistema se ejecuta desde un hardware con el que la mayoría de las personas están familiarizadas, capacitarse e incorporarlo a las operaciones de tu negocio no va a requerir de una gran inversión de tiempo y esfuerzo, como sí sucede con el POS heredado.

Adicionalmente, debes saber que este tipo de sistema de punto de venta resultan muy convenientes debido al cómodo tamaño de su hardware.

La mayoría de los sistemas POS para pequeñas tiendas minoristas que se basan en tabletas, se ejecutan con un sistema de red que está basado en la nube. Lo que quiere decir que puedes realizar cambios a tu negocio desde cualquier lugar en el que te encuentres. ¿Quieres agregar un nuevo inventario desde tu sofá y fuera del horario de atención al público? ¡Adelante, puedes hacerlo sin problema alguno!

Por otra parte, queremos decirte que, por lo general, un sistema basado en tableta te llegará autoconfigurado y con un auto mantenimiento. Esto lo que significa, es que puede comenzar a funcionar por fuera del horario de atención.

Características y ventajas del POS basado en tableta

• Es intuitivo en su forma de uso y requiere de poca capacitación para aprender a manejarlo.
• Posee varias opciones para el procesamiento de transacciones, por ejemplo, escanear un código de barras y buscar productos específicos.
• Te permite calcular los totales de compra, y también los impuestos y descuentos que apliquen.
• Puedes procesar pagos para todo tipos de medios de pago.
• Recopilar datos sobre tus clientes y agregar notas del comprador a cada transacción.
• Cuenta con funciones de gestión de inventario. Por ejemplo, alertas de existencias bajas y un recuento de inventario integrado.
• Tiene múltiples opciones de cumplimiento. Por ejemplo, hacer clic y poder recoger o enviar un producto al cliente.
• Informes personalizados sobre tus ventas, el personal, los clientes y el inventario.
• Integraciones con diversas herramientas tecnológicas.
• Puedes integrar tus redes sociales para que puedas hacer un marketing adecuado.

En términos de precio, debes tener en cuenta que es preciso pagar el hardware, es decir, la tableta, la licencia de software de POS y tal vez una tarifa por servicio al cliente.

3. Sistema POS móvil

En palabras concretas, el POS móvil es un sistema portátil y moderno. En este sentido, debemos decirte que el software de punto de venta se ejecuta en un hardware móvil, por ejemplo, una tableta o un teléfono inteligente.

Entonces, si requieres atender a tus clientes mientras estos compran, el POS móvil quizás sea el ideal para ti.

Además, te permite buscar productos y perfiles de clientes desde un POS portátil con el fin de verificar tu inventario y hacer recomendaciones personalizadas.

Lo mejor de todo es que, con el POS móvil tus clientes no tienen que detener sus experiencias de compras para completar una. Y cada empleado con un sistema móvil puede pagarles a los clientes desde cualquier lugar de la tienda. Es por esta razón por la que podemos decirte que este tipo de POS es ideal para las experiencias de ventas emergentes y de ruptura de filas, como, por ejemplo, los mercados.

Del mismo modo que los sistemas basados en tabletas, los móviles también incluyen configuraciones e incorporaciones rápidas.

Características y ventajas del POS móvil

• Cuenta con un hardware sofisticado y portátil.
• Capacidades de ruptura de línea.
• Cada uno de los empleados pueden servir como un punto de pago.
• En muchos casos puede contar con lector de tarjetas incorporado.
• Te permite calcular los totales de compra, también los impuestos y los descuentos.
• Procesamiento de pagos con todos los medios.
• Hardware fácil de usar.
• Es probable que esté dotado con un escáner de código de barras incorporado. Esto te hace posible que el inventario sea muy fácil de realizar.
• Cuenta con características de gestión de inventario.
• Posee varias opciones de cumplimiento de compras, como enviar a casa o incluso hacer clic y recoger.
• Integraciones con herramientas que ya están en su pila tecnológica.
• Te brinda informes y análisis que te ayudan a informar las decisiones comerciales.

Hablando de los precios, debes pagar el software del POS, de forma similar a los basados en tabletas. Acá la diferencia sería los costos del hardware, los cuales van a depender del tipo de dispositivo que elijas.

4. Sistema POS basado en la nube

Acá tenemos que decirte que un sistema POS basado en la nube, es ese en el que los datos se almacenan en la nube, en vez de un dispositivo o red local. Esto quiere decir que, que puedes acceder a los datos comerciales y hacer los cambios que desees desde cualquier lugar.

En este sentido debemos enfatizar en que la gran mayoría de sistemas POS modernos, son basados en la nube. Sin embargo, es preciso que sepas que al ser esta su principal característica, uno de sus problemas es que suele ser más vulnerable a las infracciones de seguridad en comparación con un sistema POS heredado, por ejemplo.

Adicionalmente, al depender de una conexión a internet para poder publicar los datos, el sistema podría quedar inactivo cuando internet no está funcionando.

De la misma forma que sucede con otros de los sistemas POS de los que te hemos hablado, este que es basado en la nube también cuenta con documentación de auto-incorporación y capacitación.

Características y ventajas del POS basado en la nube

• Todos los datos comerciales se guardan en la nube. Esto quiere decir que puedes acceder a ellos desde cualquier lugar.
• Puedes realizar cambios en tu negocio desde cualquier lugar.
• Posee un hardware elegante y fácil de usar.
• Puedes calcular los totales de compra, incluidos impuestos y descuentos.
• Te ofrece procesamiento de pagos para todos los medios existentes.
• Cuenta con características de gestión de inventario.
• Tiene varias opciones de cumplimiento de compras.
• Puedes hacer integraciones con herramientas con las que ya estás operando tu negocio.
• Cuenta con funciones sofisticadas de informes y análisis.

Los precios de este tipo de sistema tienen variables similares que en los sistemas modernos. Esto quiere decir que deberás pagar por el hardware, el software de punto de venta y algunas veces por el servicio de atención al cliente.

En conclusión, sobre los tipos de sistemas POS

Recuerda que son cuatro tipos de sistemas POS de los que puedes disponer para que tu empresa opere adecuadamente en diversos aspectos: Sistemas POS heredados, basados en tabletas, móviles y basados en la nube.

Además, recuerda también que los últimos tres están considerados como los sistemas de punto de venta más modernos hasta ahora. Y esto hace que sean más asequibles que los sistemas heredados. En este aspecto, todo puede variar según el proveedor que elijas, y es por esto por lo que queremos decirte que nos contactes para asesorarte y que de esta forma obtengas el POS más adecuado para ti.