Consejos para usar el sistema de punto de venta en tu negocio minorista

Podríamos decir que tu sistema de punto de venta, al que también se le conoce como POS, es una de las herramientas más importantes para la ejecución de todas las operaciones de tu tienda. Solo por poner un ejemplo, es útil para realizar el registro de las ventas, la recepción de los pagos, el seguimiento del inventario y hasta el almacenamiento de perfiles de los clientes.

Por tales razones, el sistema POS adecuado, te ayudará a mantener tu negocio minorista funcionando sincronizadamente con todas las áreas de este. Sin embargo, del mismo modo que sucede con cualquier tipo de herramienta, un sistema de punto de venta es tan bueno o malo, según la persona que lo usa. Es por esto por lo que resulta vital que tú y tu equipo conozcan todo lo que tu POS tiene para ofrecerte y de esta forma poder sacarle el máximo provecho.

Y es que, cada sistema de punto de venta es completamente diferente. Y esto nos lleva a decirte que no hay una forma cien por ciento correcta de responder a uno de los cuestionamientos más comunes por parte de dueños de negocios minoristas sobre cómo usar el sistema POS. Por suerte, la mayoría de las soluciones actuales cuentan con funcionalidades generales muy similares.

Es por lo anterior por lo que te hablaremos de algunas características y te daremos algunos consejos para que maximices el uso de tu sistema POS.

Cómo usar el sistema POS para el registro de la ventas

Es un hecho que la principal función de tu sistema de punto de venta es registrar las ventas. Por tal razón es fundamental que te familiarices con la pantalla de venta del sistema. Te recordamos que cada solución es diferente, pero por lo general, tu POS te dejará marcar las ventas llevando a cabo los siguientes pasos.

1. Agregar artículos a la venta

• Este es el primer paso dentro del proceso de pago. Y según como esté configurado tu sistema, puedes agregar elementos de la siguiente forma:
• Escaneas el código de barras del producto.
• Buscas en la pantalla de venta (la mayoría de los POS poseen una barra de búsqueda por productos)

A partir del paso anterior puedes ajustar las cantidades ce acuerdo a las unidades que elija llevar el cliente.

2. Aplicar descuentos

Si estás realizando una venta y deseas aplicar descuentos a un artículo en particular o a toda la compra, el POS te debería dejarte aplicarlo. Pero si tu sistema de punto de venta no cuenta con esta característica, solo debes ver si puedes ajustar el precio del artículo de forma manual.

3. Recibir los pagos

Un buen sistema POS debe tener la capacidad de aceptar diversos medios de pago (efectivo, tarjetas de crédito/débito, entre otros, por ejemplo:

• Tarjetas de regalo: si vendes tarjetas de regalo, debes asegurarte de que estas estén integradas con tu sistema POS y así poder aceptarlas como forma de pago.
• Comprar ahora y pagar después: este servicio permite que los clientes puedan llevarse artículos y pagarlos en cuotas mensuales. Esta es una opción que deberías considerar, dado que está ganando mucha popularidad entre los millennials y la generación Z.
• Pagos móviles: según el POS que poseas y el procesador de pagos que tenga incluido, es probable que tengas la capacidad de aceptar pagos móviles como Apple Pay.
• Lealtad: si tienes un programa de fidelización, entonces también puedes tomar los puntos del programa o las recompensas como una forma de pago.

4. Agregar notas

En el caso de que necesites agregar notas especiales a una venta –en el caso de enviar a un artículo a cierta dirección, por ejemplo-. Puedes agregar esos detalles como una nota.

Aprende a utilizar el hardware de tu sistema de punto de venta

El hardware va unido al software POS, en especial cuando registras ventas. Por tal razón, necesitas elegir las soluciones que se adapten a los procesos que ejecutas en tu tienda.

Por ejemplo, un negocio minorista móvil o una tienda emergente cuenta con requisitos de hardware diferentes si los comparamos con una gran tienda minorista que requiere de más de un punto de pago.

Es por lo anterior por lo que debes tomarte el tiempo necesario para elegir la solución de hardware adecuada para tu negocio. En este sentido, vale la pena comenzar con una pregunta básica: registras las ventas detrás de un mostrador o en cualquier lugar del piso de ventas.

En el caso de que tengas un gran cantidad de productos en tu tienda, entonces una configuración integral de tu POS, con un ordenador, un escáner y una impresora de recibos será una excelente opción para ejecutar todas las tareas diarias.

Pero si registras ventas desde cualquier lugar, deberías optar por un sistema compacto, y una tableta POS sería la decisión más acertada. Además, los tipos de pago que recibas son un factor determinante en este aspecto, porque en caso de que decidas aceptar pagos móviles y sin contacto, vas a requerir el uso de terminales de tarjeta de crédito adecuados para tal fin.

Gestiona tu inventario

Tus ventas y tu inventario se conectan, haciendo esto que la mayoría de los sistemas POS modernos, en especial los que se ejecutan en la nube, ofrezcan soluciones de administración de inventarios.

Lo más básico es que puedas configurar un catálogo de productos que enumere tus artículos con los atributos y sus respectivas cantidades. Para lograr esto, por lo general, solo debes ingresar a los detalles del producto de forma manual en el sistema, pero también puedes importarlos usando un archivo CSV, para este caso debes tener una plantilla de tu proveedor de POS.

Por otra parte, existen otros sistemas que te ofrecen características más avanzadas, entre ellas podemos destacar:

1. Gestión del inventario de varias tiendas

Si tienes varias tiendas minoristas y quieres que tu sistema de gestión de inventario tenga todas sus capacidades de control de existencias centralizadas, es posible. De esta forma, puedes gestionar productos de varias tiendas desde una misma plataforma.

Lo ideal es que tu solución te deje hacer transferencias de existencias de una ubicación a otra. Pero, además, que puedas generar informes para cada tienda.

Sabemos que es complejo administrar varias tiendas en sistemas separados. Es por esto por lo que te recomendamos que elijas el sistema de punto de venta que te permita hacer todo desde una misma solución.

2. Gestión del inventario multicanal

Si tu caso es que vendes en línea y en tu punto de venta físico, es importante que todas las ventas y los movimientos de existencias se sincronicen en todos tus canales.

Lo anterior te permitirá mantener el control absoluto de tu inventario y que así puedas saber qué tienes y dónde. Además, es importante para que no corras el riesgo de vender de más un producto en línea. Si te pones en el lugar de tus clientes, piensa en lo molesto que es comprar algo en línea y darse cuenta de que no está disponible en la tienda.

Cuando controlas las existencias de varios canales, entonces también puedes ofrecer servicios adicionales, por ejemplo, recoger en tienda. Con esta opción, tus clientes pueden elegir la tienda a la cual quieren acercarse para recibir los productos que han sido adquiridos en tu sitio de comercio electrónico.

3. Conteos de existencias

Al realizar conteos del inventario físico, te mantienes al tanto de las existencias. Y esta es una de las ventajas de tener un sistema que posea funciones de inventario integradas.

4. Puntos de reordenación

Algunas soluciones te permiten determinar niveles de “existencias de seguridad” o mejor llamados como puntos de reordenación con los que genera de forma automática órdenes de existencias cuando un producto cae por debajo de sus niveles preestablecidos.

¿Cómo administrar tus clientes con el POS adecuado?

Es común que los compradores esperen niveles de los minoristas niveles de personalización más altos. Por lo que, para ti como dueño de un negocio de este tipo, es casi que una obligación contar con un POS que posea capacidades de CRM y si aún no lo tienes estás a tiempo, elige una solución que pueda ofrecerte:

• Base de datos de clientes: es ideal que tu sistema de deje crear perfiles de clientes y que estos contengan su información de contacto y el historial de las compras realizadas.
• Grupos de clientes: es vital poder crear grupos o segmentos de clientes, ya que esto hará posible que puedas crear de forma fácil todo tipo de mensajes y promociones personalizadas. Un ejemplo de ellos puede ser la creación de un grupo para compradores VIP, de esta forma les puedes enviar beneficios exclusivos.
• Programa de fidelización: ofrecer beneficios y recompensas es una de las formas en las que puedes generar negocios repetidos. Es por esto por lo que debes considerar desarrollar un programa de fidelización. En caso de que tu sistema de punto de venta no cuente con esta opción, siempre tienes la posibilidad de elegir integraciones de terceros.

Informes de POS y análisis minorista

Los POS actuales cuentan con capacidades de informes que te dan información en tiempo real de tus ventas e inventarios. Y nuevamente te decimos, cada sistema es distinto, es por esto por lo que seguramente querrás explorar la solución que tienes y así descubrir los tipos de informes que están disponibles. Pero los más importantes son:

1. El inventario disponible

Siempre querrás saber cuánta mercancía tienes en tus tiendas. Por lo tanto, si existe un informe que deberías ejecutar regularmente, sin duda alguna debería ser este.

2. Stock bajo

Con este informe podrás saber qué artículos se están agotando y así evitar que se agoten. Te recomendamos que ejecutes este informe de forma periódica con el objetivo de que puedas detectar patrones según los artículos que tienen mayor rotación.

3. Informe de rendimiento del producto

¿Qué tan rápido se venden los artículos? ¿cuáles son los productos que están generando más dinero? Estas y muchas más son preguntas que puede responder el informe de rendimiento de tu producto. De forma ideal, este te debe indicar cuánta mercancía has vendido en un periodo de tiempo, además, también debería entregarte el resumen de los artículos vendidos por mes o por semana.

Puedes utilizar el informe de rendimiento del producto para determinar en qué artículos vale la pena hacer una mayor inversión o, por el contrario, cuáles no deberías volver a pedir.

4. Resumen de ventas

Este informe te ofrece una descripción general de tus ventas durante un tiempo determinado. Además, te muestra el costo de los bienes vendidos, los márgenes, la ganancia bruta y los impuestos. Esto te permitirá tener una mejor idea de cuánto dinero en total regresa a tu negocio.

5. Informe de ventas por producto y tipo de producto

Te facilita la identificación de tus mejores o los peores productos de venta, con esto puedes determinar la acción que deberías tomar. Por ejemplo, si tienes un producto que se vende bien, lo mejor es que pidas más, mientras que si tienes un producto con baja rotación, deberás tomar una decisión al respecto, quizás ofrecerlo en promoción para antes de que finalice la temporada.

6. Informe de ventas por cliente o por grupo de clientes

Una excelente idea es generar informes de “ventas por cliente”, también puedes hacerlo por grupo de clientes. De esta forma puedes identificar a tus clientes VIP y a aquellos que no están del todo comprometidos con tu negocio minorista. Saber esto te permitirá adaptar tu marketing y comunicaciones según tus necesidades.

Sácale el máximo provecho a tu sistema POS

No tenemos más que decirte que es preciso que para sacarle el máximo provecho a tu sistema POS seas curioso. La exploración es de vital importancia puesto que todas las soluciones cuentan con funciones realmente útiles que, en muchos casos, nunca llegan a ser utilizadas.

Así que nuestra recomendación es que, si ya cuentas con un sistema de punto de venta, interactúes con él más allá de las funciones diarias básicas.