7 aspectos que debes tener en cuenta al comprar un software TPV

Bien sea que apenas estés abriendo tu negocio minorista o que estés actualizando tu sistema para que esté al mismo ritmo del crecimiento de tu tienda, la compra de un software TPV es algo que no debe tomarse a la ligera. Y te decimos que puede llegar a ser un proceso complejo, porque tienes que saber exactamente lo que debes preguntarle a tu proveedor potencial, además de conocer las características necesarias y específicas que puedan darles solución a tus necesidades.

Contar con la tecnología adecuada es algo decisivo para el rendimiento de las ventas. Lo que quiere decir que, adoptar la adecuada puede impactar de forma positiva a tu negocio o, por el contrario, afectarlo de forma negativa.

Por tal razón, antes de que tomes una decisión y te arriesgues a hacer una inversión a ciegas, queremos que le eches un vistazo a estos consejos sobre los aspectos que debes tener en cuenta al embarcarte en el cambio de tu sistema POS.

Preguntas que deberías hacer al comprar un software TPV

1. ¿Cómo maneja el software TPV la gestión del inventario?

Como dueño de un negocio minorista, tu inventario es el centro de tu negocio –en conjunto con el servicio al cliente–. Esto hace que sea imprescindible contar con un POS que pueda mantenerse al día, es decir, debes asegurarte de que tu software TPV no solo tenga las herramientas organizativas más comunes, sino, además, compras integradas.

Adicionalmente, deberías poder manejar un inventario complejo, por ejemplo, artículos serializados y productos con múltiples atributos distintos como es el caso de los jeans que varían en color y tamaño. También deberías poder agregar etiquetas personalizadas a los productos y de esta forma poder organizar y administrar elementos que pueden ser agrupados por temas o por categorías.

También deberías poder manejar tu inventario por temporada, porque no vas a querer saturar tu POS al terminar una temporada específica y deberías tener la posibilidad de etiquetar el inventario para poder encontrarlo y archivarlo con gran facilidad.

Nuestra recomendación es que tengas en cuenta que tu nuevo software TPV debería tener herramientas de compra integradas, y permitirte crear y recibir órdenes de compra sin necesidad de salir del back office del punto de venta. Por otra parte, debería poder establecer puntos de reorden, es decir, puntos en los que un informe te indicara que es hora de pedir un nuevo stock y que así, no llegues a tener tus estantes vacíos.

En definitiva, esto es lo que deberías buscar en un software TPV:

• Herramientas organizativas –matrices de productos, categorías y etiquetas personalizables–.
• Herramienta de importación de artículos que te permitirán configurar tu stock de forma eficiente.
• Capacidad de manejo de inventario serializado.
• Funciones de compras nativas, es decir, que tenga la capacidad de almacenar información de tus proveedores, órdenes de compra integradas y puntos de reorden.

2. ¿Cómo sincroniza tu tienda minorista física y en línea?

Una operación minorista multicanal repercute en diversas ventajas. Es decir, tener la posibilidad de vender en línea y en tu punto de venta físico te permitirá percibir más ingresos, si lo comparamos con quienes venden a través de un único canal.

Lo anterior nos permite decirte que el sistema POS adecuado te ayudará a construir tiendas en línea y vender por medio de cualquier canal. Por lo tanto, no es suficiente contar con dos sistemas desconectados, lo que necesitas es una plataforma de comercio que te ayude a agilizar las ventas en línea. En este sentido, ¿qué deberías buscar en un POS?

• Que sincronice la web y tus tiendas físicas cuando de solicitudes de inventario, ventas y pedidos se trata.
• Que te entregue reportes consolidados de ventas totales, por tienda física y de tu negocio ecommerce.
• Que cuente con capacidades de ampliar la consistencia de tu marca entre los diferentes canales de venta.

3. ¿El software empodera a tu personal?

Es una realidad que los clientes cuentan con todos los recursos a su disposición, internet, amigos y familiares. Por ende, antes de entrar a una tienda es muy probable que ya hayan efectuado una investigación y tengan diversas preguntas por hacer, entonces estarán listos para entrar y salir. Al respecto, existen estudios que indican que el 81% de los compradores investigan su compra en línea antes de ingresar a la tienda.

Con lo anterior claro, debes saber que es fundamental que tus colaboradores estén tan informados –o más– que los clientes. Y para lograrlo, las tecnologías móviles inteligentes son la mejor forma de lograrlo.

Así pues, un buen software TPV no debería consumir el tiempo de los empleados o hacer que estos se desesperen. Por el contrario, debe ofrecerles la información que requieren, debe hacerlo, además, forma rápida para que puedan atender a los clientes y mover a todas las personas a través de tu tienda.

Tus empleados son, básicamente, los embajadores de tu marca. Por tal motivo, no debes dejarlos por fuera de la ecuación ahora que estás buscando nuevas tecnologías para tu negocio. Entonces, ¿qué debería ofrecerte en un sistema POS en este aspecto?

• Inicios de sesión seguros para cada uno de los empleados
• Tableros personalizados para cada colaborador
• Una interfaz intuitiva que te ayude a minimizar el tiempo de capacitación
• Alta capacidad para completar entradas de inventario detalladas, incluidas las fotos
• Herramientas de fácil uso, unas con las que los colaboradores estén muy cómodos.

4. ¿Te ofrece experiencias personalizadas?

Teniendo en cuenta el punto anterior, lo más probable es que quieras asegurarte de que tu nuevo sistema POS te ofrezca experiencias tan buenas como las que puedes ofrecerles a tus colaboradores.

Entonces, tu sistema debe poder almacenar los perfiles de tus clientes –incluido su historial de compras–. Con esto, tus empleados podrán hacer recomendaciones de productos de forma personalizada. Por ejemplo, con los perfiles de los clientes a la mano, cada uno de ellos puede sentirse como un cliente especial, lo que definitivamente, fomenta la lealtad.

Al respecto, debes saber que antes de embarcarte en la compra de tu nuevo sistema POS, debes asegurarte de que tenga algunas herramientas de fidelización integradas y que, incluso, cuente con la opción de agregar herramientas de este tipo mucho más profundas en el momento que tu prefieras o consideres que es necesario.

Y es que, como mínimo, debe ofrecerte en cuanto a fidelización la opción de que puedas configurar la capacidad de obtener incentivos financieros a través de compras. Esto te permitirá incentivar las visitas repetidas. A continuación, te contamos que deberías buscar en tu nuevo TPV:

• Perfiles de clientes incorporados que te permitan almacenar historiales de compras.
• Que puedas usar tu POS en una tableta para que, de esta forma, los empleados puedan atender a los clientes en cualquier parte de la tienda.
• Que te ofrezca integraciones de fidelización que te permitan aprovechar al máximo los datos de tus clientes.

5. ¿El POS te permite respaldar tu éxito?

Seamos sinceros, las personas somos diferentes y así mismo son los minoristas. Digamos que, los principios pueden ser los mismos, pero cada tienda y empleado cuenta con diferencias y vienen con sus propios flujos de trabajo, requisitos, desafíos y objetivos por alcanzar.

Así que, cuando compras un sistema POS con un proveedor adecuado, este te ayudará a elegir el software que más se adapte a tus necesidades, pues gracias a esto es más fácil que tu negocio alcance el éxito. Además, deberá ayudarte con las sesiones de incorporación y ofrecerte un soporte técnico que te soluciones posibles inconvenientes que podrían llegar a presentarse en cualquier momento.

Lo que te queremos decir con lo anterior es que no debes quedarte solo frente a tu sistema tan pronto como realizas la compra, no. Así que, es vital que te segures de preguntar qué tipo de soporte posventa te ofrece tu proveedor potencial. En este sentido, esto es lo que debes buscar en tu software:

• Diversas formas de comunicación con el equipo de soporte, bien sea por teléfono, chat en vivo o correo electrónico.
• Socios de canal locales, que son especialistas que ofrecen servicios de consulta, instalación y resolución de problemas en el sitio.
• Gran variedad de materiales de capacitación, aquí se incluye la ayuda en línea y la información sobre productos, cursos, vídeos y/o seminarios web
• Calificaciones de satisfacción del cliente publicadas. Además, reseñas de productos en línea.
• Presencia en las redes sociales para una comunicación más cercana y efectiva.

6. ¿El POS ofrece informes y análisis?

Digamos que, con los sistemas heredados, los minoristas no siempre tenían una imagen muy precisa de su negocio. Es decir, los bienes iban y venían, sin embargo, los gerentes comerciales solo contaban con una idea dispersa de las ganancias y del rendimiento. Por suerte, los tiempos han cambiado.

El entorno actual –altamente competitivo– los minoristas no pueden permitirse correr riesgos –eso lo sabes tú, mucho mejor que nosotros–. Así que muchos recurrieron al uso de datos para poder tomar decisiones comerciales, pero un informe reveló que solo el 16% consideran que son expertos en el uso de dichos datos.

Por tal motivo, un buen sistema POS te mostrará que tan bien o mal lo estás haciendo, además en qué aspectos puedes mejorar. En este sentido, debes tener claro que deberías tener la posibilidad de profundizar en los datos que tu software procesa diariamente para identificar los mejores vendedores y el rendimiento general de las ventas. Al respecto, esto es lo que debes buscar en tu próximo sistema POS:

• Informes que te muestren: productos más rentables, los más vendidos, los asociados, de ventas con mejor desempeño, las horas de mayor actividad en la tienda, las mejores marcas y, finalmente, las ventas en línea comparadas con las ventas en la tienda física, si te ofrece más, mucho mejor.
• Tableros que destaquen la información que necesitas
• Un acceso fácil a la información, lo que te permitirá tomar mejores decisiones. Por ejemplo, la compra de inventario y la programación del personal.

7. ¿El POS cuenta con pagos integrados con tarifa directa?

Es posible que cuentes con el sistema de administración de inventario más avanzado y que tengas las herramientas necesarias para la fidelización de los clientes. Pero si estás pagando de más por tus pagos o, peor aún, estos son ineficientes y no están integrados, entonces tenemos que decirte que tu sistema POS no está haciendo lo suficiente para ti.

Cabe recordarte que, los pagos integrados te permiten reducir la posibilidad de errores humanos, porque el monto a pagar se envía de forma directa a tu terminal de pago. Esto también te ayuda a reducir la cantidad de tiempo que pasa en la caja y reduce a la mitad la cantidad de papel de recibo que necesitas.

Además, lo más seguro es que vas a querer que esos pagos integrados tengan un esquema de tarifas simple, de esta forma siempre conocerás lo que estás pagando. En este sentido, te decimos que las tasas de Interchange Plus, es decir la tasa de cambio puede llegar a ser confusa, dado que no siempre se sabe qué cargo tendrá la tarjeta de un cliente en particular.

Así que, una estructura de tarifas planas es ideal, para saber exactamente para qué debes presupuestarte.

En definitiva, cuando tu procesador de pagos y tu sistema POS se hayan desarrollado por la misma compañía, nunca tendrá que rebotar entre empresas en caso de que alguna vez tengas alguna pregunta. Esto es lo que deberías buscar en tu POS:

• Pagos integrados que te ahorran tiempo.
• Informes sobre los datos de tus pagos desde tu sistema POS
• Estructura de tarifas fáciles de predecir
• Equipo de soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, este deberá conocer tus pagos y tu software TPV.

En conclusión, mientras implementas tu nuevo software TPV en tu tienda minorista, es necesario que te asegures de que no sea algo que no vas a requerir cambiar o actualizar en un mes, por ejemplo. Debe ser una herramienta que te permita ejecutar tus operaciones de forma fácil y efectiva.